Operationeel Adviseur Recordsmanagement

Functieomschrijving

Voor Kadaster zoeken wij een Operationeel Adviseur Recordsmanagement.
Als (operationeel) adviseur Recordsmanagement werk je aan het inrichten en uitvoeren van recordsmanagementtaken en ben je medeverantwoordelijk voor het monitoren en verbeteren van het actieve en passieve WOO-proces binnen de organisatie.

Vanuit recordsmanagement richt je je op het adviseren over archivering, het inventariseren van archieven en het voorbereiden van vervanging, overbrenging en vernietiging. Je werkt hierin samen met de strategisch recordsmanager en tactisch adviseur die binnen de organisatie zijn gepositioneerd.

In relatie tot de WOO neem je taken over die momenteel in ontwikkeling zijn voor het WOO-proces. Je draagt het aangepaste proces uit, ondersteunt collega’s bij vragen, monitort actieve en passieve WOO-activiteiten en rapporteert daarover. In de beginfase ligt de nadruk op het verspreiden van kennis over de WOO binnen de organisatie; dit kan ook betekenen dat je een actieve rol pakt bij complexe WOO-verzoeken waarbij meerdere directies en grote hoeveelheden documentatie betrokken zijn. Naarmate de uitvoering volwassen wordt, verschuiven je taken meer naar formele monitoring en rapportage.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• eData voor anonimisatie en publicatie
• DMS/RMA
• Microsoft 365 (SharePoint & Teams)
• Agile/Kanban werkwijze (via Jira)
• Selectielijst van de opdrachtgever (als basis voor vernietiging)

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn

Uitvoering Wet open overheid (WOO)

• Je voert regietaken uit voor zowel actieve als passieve WOO-activiteiten.
• Je begeleidt en voert passieve WOO-verzoeken uit binnen de organisatie.

Werkplekondersteuning en advisering

• Je fungeert als het dagelijkse, laagdrempelige aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over het opslaan, terugvinden en metadateren van informatie.
• Je adviseert archiefbewerkers over wet- en regelgeving, bewaartermijnen en opslag van informatieobjecten.
• Je vertaalt centrale en tactische inrichtingsoplossingen naar praktische werkafspraken en werkinstructies voor afdelingen, in afstemming met collega’s binnen de organisatie.

Inventariseren, vernietigen en overbrengen

• Je bereidt voor en voert vernietiging uit op basis van de geldende selectielijst van de opdrachtgever.
• Je bereidt overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats voor.
• Je brengt proactief bestaande analoge en digitale archieven in kaart en adviseert bij nieuwe archiefvorming.

Implementatie en uniformiteit

• Je begeleidt veranderingen in werkwijze rondom informatiemanagement.
• Je stimuleert en bewaakt uniforme werkwijzen en zorgt dat organisatiebrede richtlijnen voorrang krijgen boven directiespecifieke wensen; indien nodig stem je af met de Recordsmanager.
• Je signaleert waar beleidskaders niet aansluiten op de praktijk en legt dit als input terug in het Virtuele Team Recordmanagement.

Systeemgebruik en kwaliteitsbewaking

• Je voert controles uit op kwaliteit en juiste archivering door medewerkers.
• Je signaleert operationele risico’s en knelpunten en brengt deze onder de aandacht.
• Je haalt gebruikerswensen en knelpunten in systemen (zoals DMS/RMA en M365) op en bespreekt deze als operationele input met de Product Owner digitale archiefsystemen.
• Je verzorgt instructies en kennissessies om het informatiebewustzijn binnen afdelingen te bevorderen.

Jouw profiel

• Resultaatgericht: je bent gedreven om concrete resultaten te behalen en zorgt dat werkzaamheden succesvol en tijdig worden afgerond.
• Analytisch vermogen: je doorgrondt snel praktische knelpunten en complexe gebruikersvraagstukken, identificeert operationele risico’s en zet deze om in heldere, bruikbare adviezen.
• Verbindend vermogen: je bent de schakel tussen afdelingen en het Virtuele Team en creëert draagvlak binnen de organisatie.
• Overtuigingskracht: je weet medewerkers te overtuigen van de noodzaak van goed informatiebeheer.
• Communicatief sterk: je communiceert helder en laagdrempelig, zowel mondeling als schriftelijk, en vertaalt tactische oplossingen naar praktische werkafspraken.
• Initiatiefrijk en proactief: je signaleert zelfstandig verbetermogelijkheden en koppelt knelpunten proactief terug naar de tactisch adviseur.
• Hands-on: je werkt graag mee in het team en pakt ook uitvoerende taken op, zoals inventarisatie en uitvoering van vernietiging.
• Kwaliteitsgericht: je streeft naar hoge kwaliteit in je werk.
• Je kunt kennis goed overdragen en fungeert als geduldige vraagbaak voor medewerkers, bijvoorbeeld via korte werkinstructies of on-the-job begeleiding.

Organisatie

De opdrachtgever registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Dit is hun wettelijke taak. Hun gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, zoals routeplanning voor infrastructuur, ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand.