Projectleiding Aanbesteding en Implementatie Nieuw Inkoopsysteem

Functieomschrijving

Voor Provincie Zuid-Holland zoeken wij een Projectleiding Aanbesteding en Implementatie Nieuw Inkoopsysteem. Je doet voorstellen voor de scope van een nieuw inkoopsysteem, brengt voor- en nadelen in kaart, haalt requirements en wensen op bij (toekomstige) gebruikers en stuurt de voorbereiding van de aanbesteding, de aanbesteding zelf, de inrichting en de implementatie van het nieuwe inkoopsysteem aan. Je betrekt het team inkoop, de toekomstige (functioneel) beheerder en overige stakeholders actief bij het traject.

Jouw verantwoordelijkheden

• Opstellen van een actueel plan met acties, volgorde, tijdsplanning, verantwoordelijkheden en bijbehorende kostenindicaties.
• Communicatie met stakeholders en organiseren van betrokkenheid van eindgebruikers.
• Projectbewaking en -sturing op tijd, kwaliteit, scope en risico's.
• Aansturing van het projectteam en organiseren van project- en stuurgroepoverleg.
• Opstellen van project- en stuurgroepverslagen en zorgen voor heldere terugkoppeling.
• Bepalen van de scope en de aanbestedingsstrategie; voorbereiden en begeleiden van de gunning en implementatie.

Opdrachtnemer en samenwerking
Je treedt op als opdrachtnemer en aanspreekpunt voor de opdrachtgever. Uitvoerende taken en rollen kun je delegeren of uitbesteden; geef in je aanpak aan hoe je dat organiseert en welke rollen je behoudt of overdraagt.

Jouw profiel

• Je bent ondernemend, resultaatgericht en pragmatisch; je handelt daadkrachtig en neemt het initiatief.
• Je bent communicatief vaardig en kunt zowel adviseren als begeleiden op alle niveaus binnen een publieke organisatie.
• Je bent organisatiesensitief en klantgericht en beschikt over verbindend vermogen bij tegenstrijdige belangen.
• Je hebt minimaal HBO/WO werk- en denkniveau, aangevuld met relevante opleidingen of cursussen.
• Je hebt tenminste 10 jaar relevante ervaring, waarbij aantoonbare inkoopervaring een eis is.
• Ervaring met implementatie van een nieuw ICT-inkoop- of P2P-systeem is vereist.
• Werkervaring binnen een (semi)overheidsorganisatie is vereist.
• Je bent een stevige, verbindende gesprekspartner die de balans bewaakt tussen wensen van interne klanten, marktmogelijkheden en geldende wet- en regelgeving.

Projectteam
De ambtelijke opdrachtgever inkoop geeft sturing. Voor de Europese aanbesteding is senior inkoperondersteuning beschikbaar. Er is inhoudelijke inbreng vanuit inkoop, I&A en financiën; het is belangrijk dat je ook de betrokkenheid en input van gebruikers organiseert.

Projectomgeving
De opdrachtgever gebruikt momenteel een inkoopsysteem dat uit meerdere applicaties bestaat, onder andere voor purchase-to-pay, contractmanagement en e-aanbesteden. Het nieuwe systeem moet aansluiten op actuele organisatieontwikkelingen en de marktstandaarden voor inkoopsystemen, met als doel een geïntegreerde oplossing met minimale koppelingen en dubbele data-invoer.

• Het nieuwe systeem moet integreren met bestaande bedrijfsfuncties en applicaties zoals document- en recordmanagement, workflow voor besluitvorming, bestelportalen, contracttemplates, financiële systemen voor factuurverwerking en rapportagetools voor spend-analyses.
• Je organiseert afstemming met toeleverende teams zoals inkoop, I&A en financiën om integratiebehoeften en data-uitwisseling te waarborgen.

Doelstellingen en producten

• Heldere bepaling van scope en eisen voor het nieuwe inkoopsysteem.
• Een onderbouwde aanbestedingsstrategie en aanbestedingsproces richting gunning.
• Gunning van contract(en) aan geselecteerde leverancier(s).
• Een geïmplementeerd, werkend purchase-to-pay/inkoopsysteem dat operationeel in gebruik is.

Competenties

• Resultaatgericht handelen: daadkracht, proactieve houding, initiatief en pragmatiek.
• Flexibiliteit, tact, zorgvuldigheid en goed oordeel bij tegenstrijdige belangen van stakeholders.
• Bestuurlijke sensitiviteit en inzicht in besluitvormingscircuits en juridische kaders vergelijkbaar met een publieke organisatie.
• Vaardigheid in het inschatten van bestuurlijke, regionale en technische haalbaarheid van projectresultaten.
• Sterke communicatieve en adviesvaardigheden; samenwerken als teamspeler.
• Heldere visie op de opdracht en aantoonbare proces- en inhoudelijke kennis en kunde op het gebied van inkoop en ICT-implementatie.

Organisatie
De opdrachtgever verzorgt de ondersteunende dienstverlening op financieel, juridisch, inkoop, I&A en facilitair gebied; jouw rol positioneert zich binnen deze context en vraagt afstemming met de betrokken disciplines.