Functieomschrijving
Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Directiesecretaresse. Als directiesecretaresse beheer je complexe agenda's en mailboxen en ben je verantwoordelijk voor het efficiënt plannen en prioriteren van werkzaamheden.Je schakelt snel, neemt initiatief en denkt mee bij het oppakken van zaken.
Je werkt in een politiek bestuurlijke omgeving en stemt af met secretariaten van burgemeester, wethouders en directeuren.
Je ondersteunt meerdere directeuren en werkt nauw samen met collega-directiesecretaresses; samenwerken en flexibiliteit zijn voor jouw succes essentieel.
- Beheren en coördineren van complexe agenda's en mailboxen
- Voorbereiden en organiseren van afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen
- Afspraken maken en afstemming met bestuurlijke secretariaten
- Proactief signaleren van knelpunten en zelfstandig oppakken van acties
- Ontzorgen van de directie en aanvoelen van hun prioriteiten in een dynamische omgeving
Jouw profiel
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk
- Je handelt discreet en bent omgevingsbewust met gevoel voor verhoudingen
- Je werkt servicegericht en krijgt graag dingen voor elkaar door effectief samen te werken
- Je kunt je snel inwerken in nieuwe onderwerpen en behoudt overzicht in een afwisselende werkomgeving
- Je bent stressbestendig, proactief, werkt zelfstandig en handelt nauwkeurig en oplossingsgericht
- Je functioneert goed in een hecht team van directiesecretaresses en draagt bij aan de onderlinge samenwerking
Organisatie
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de publieke ruimte en richt zich op een veilige, schone en goed functionerende buitenruimte.
Zij werken met meerdere teams aan beheer, dienstverlening en bestuurlijk advies om de publieke ruimte optimaal te laten functioneren.
Functie eisen
- Je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-4 opleiding in de richting van secretaresse of managementassistent(e)
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse of managementassistent, opgedaan in de afgelopen 8 jaar
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners
Functie wensen
- Bij voorkeur heb je minimaal 5 jaar werkervaring met Microsoft Office
- Het is een pré als je minimaal 1 jaar werkervaring hebt met Oracle
- Het is een pré als je in de afgelopen 5 jaar 2 jaar werkervaring hebt opgedaan binnen een hybride organisatie
