Functieomschrijving
Voor Gemeente Zuidplas zoeken wij een Bestuurssecretaresse. Als bestuurssecretaresse ondersteun je een wethouder en werk je op het snijvlak van bestuur en organisatie. Je brengt rust, structuur en overzicht en werkt samen met collega's om bestuurlijke processen soepel te laten verlopen.Wat je doet
Je werkt vanuit het bestuurssecretariaat dat het college van burgemeester en wethouders ondersteunt. Je ondersteunt één wethouder en draagt samen met collega’s bij aan de continuïteit van bestuurlijke processen.
- Beheren van complexe agenda's en plannen van bestuurlijke afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.
- Verwerken van inkomende correspondentie en signaleren van prioriteiten.
- Zorgen dat vergaderstukken tijdig klaarstaan voor bestuurlijke overleggen.
- Ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden binnen het bestuurssecretariaat.
- Periodiek afstemmen met de bestuursadviseur en communicatieadviseur over de agenda en prioriteiten van de wethouder.
- Dienen als eerste aanspreekpunt voor bestuurders en hun interne en externe contacten.
- Bewaken van acties en deadlines om voortgang te realiseren.
Jouw profiel
- Je bent een organisatietalent en regelt zaken van A tot Z; je pakt proactief taken op en denkt mee en vooruit.
- Je luistert goed naar bestuurders en collega’s om af te stemmen wat belangrijk is en weet voortgang te boeken in processen en afspraken.
- Je vormt een rustpunt en vraagbaak in een dynamische bestuurlijke omgeving.
- Je werkt secuur en kunt administratieve en ondersteunende processen zelfstandig oppakken.
- Je hebt minimaal mbo(+) werk- en denkniveau.
- Je hebt ten minste drie jaar werkervaring als secretaresse.
- Je hebt ervaring binnen een politiek/bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen een gemeente.
- Je kunt goed overweg met office-software (Microsoft Office).
- Je beheerst de Nederlandse taal mondeling en schriftelijk goed; bestuurlijke sensitiviteit, een opgewekt karakter en teamgeest kenmerken je.
Herken je jezelf in dit profiel? Dan is deze functie mogelijk iets voor jou.
Functie eisen
- Je hebt minimaal mbo(+) werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal drie jaar werkervaring als secretaresse
- Je hebt ervaring op secretarieel gebied binnen een politiek/bestuurlijke omgeving; ervaring binnen een gemeente is een pré
- Je kunt goed overweg met Microsoft Office-software
- Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk
- Je kunt minimaal 50% van je werktijd op kantoor werken
- Je bent in ieder geval op woensdag op kantoor beschikbaar
Functie wensen
- Je hebt minimaal mbo(+) werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal drie jaar werkervaring als secretaresse
- Je hebt ervaring op secretarieel gebied binnen een politiek-bestuurlijke omgeving; bij voorkeur binnen een gemeente
- Je kunt goed overweg met Office-software (Microsoft Office)
