Administratief Medewerker Doorstroompunt

Functieomschrijving

Voor Gemeente Zoetermeer zoeken wij een Administratief Medewerker Doorstroompunt. Je komt het team Leerplicht/Doorstroompunt ondersteunen binnen de afdeling Samenleving.
Je werkt in een team dat bestaat uit leerplichtambtenaren, Doorstroompuntcoaches en administratief medewerkers.
Het team hanteert een open, oprechte omgang; zij werken hard, lachen veel en zetten samenwerking centraal om echt impact te maken.

Jouw werkzaamheden zijn onder andere:

• Nauwkeurig verwerken van meldingen en beheren van administratieve processen.
• Dagelijkse representatieve en fysieke ondersteuning van leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches.
• Verdelen en registreren van verzuim- en VSV-meldingen afkomstig van DUO.
• Uitvoeren van eerste onderzoeken binnen werkprocessen ten behoeve van leerplicht- en RMC-wetgeving.
• Monitoren van lopende vrijstellingen en hierop anticiperen.
• Administratief afhandelen van processen-verbaal.
• Secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van het team.
• Deelnemen aan interne en externe werkoverleggen.
• Opstellen en verstrekken van overzichten over verzuimmeldingen.
• Aanvragen van onderzoeken bij Burgerzaken en terugkoppeling aan leerplicht.
• Ondersteunende werkzaamheden voor senior leerplicht, Doorstroompunt, de kwaliteitsmedewerker en de manager.
• Hand- en spandiensten voor LP/DSP en aanvullen van administratieve voorraden.
• Toepassen van kennis van de wet WPG bij de uitvoering van werkzaamheden.
• Ophalen en verwerken van inkomende post vanaf de daarvoor bepaalde schijven.
• Beheren van communicatie en contactbeheer, inclusief de algemene mailbox en telefoon.
• Inplannen van startgesprekken en schoolbezoeken PO.
• Beantwoorden en registreren van eenvoudige vragen van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners; doorverwijzen indien nodig.
• Opstellen van representatieve correspondentie: brieven, besluiten, uitnodigingen en begeleidende e-mails.
• Onderhouden van contact met verzuimmedewerkers van scholen.

Procesbeheer en kwaliteitsbijdrage

• Signaleren en melden van knelpunten in administratieve processen.
• Actief meedenken en meewerken aan procesoptimalisatie (Lean-aanpak).
• Bijdragen aan veranderprocessen en optimalisatie van organisatievraagstukken.
• Beheren van het zaaksysteem voor administratieve registratie.

Planning, organisatie en teamondersteuning

• Zorgdragen voor aanwezigheid op kantoor en ondersteuning van de teamorganisatie.
• Agendabeheer en reserveren van vergaderruimtes.
• Beheer van vakantierooster en relevante teamkalenders.
• Maken van overzichten van meldingen en verdelen onder medewerkers.
• Bewaken van een gelijkmatige verdeling van meldingen (DSP, VSV, verzuim).

Jouw resultaatverantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Transparante, eerlijke en tijdige verdeling van DUO-meldingen.
• Correcte en representatieve interne en externe communicatie.
• Actuele en volledige registratie in de gebruikte systemen.
• Efficiënte administratieve processen met aandacht voor verbeteringen.
• Proactieve signalering van risico’s en knelpunten.

jouw profiel

• Zelfstandig en proactief in jouw aanpak.
• Representatief en vaardig in foutloze schriftelijke correspondentie.
• Sterke beheersing van kantoorautomatisering en digitale communicatie.
• Accuraat en zorgvuldig bij het verwerken van gegevens.
• Flexibel inzetbaar en oplossingsgericht.
• Integriteit en bewustzijn van privacyregelgeving.
• Dienstverlenende houding richting collega’s, scholen en ketenpartners.

Organisatie
Medewerkers van de gemeente bouwen direct of indirect mee aan de ontwikkeling van de stad en werken vanuit heldere keuzes en verbinding. Zij stimuleren eigen kracht, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief om maatschappelijke vraagstukken op te lossen, nu en in de toekomst.