Functieomschrijving
Voor Gemeente Hengelo zoeken wij een Ondersteuner Adviesraad Sociaal Domein. Je ondersteunt de Adviesraad Sociaal Domein, een onafhankelijke groep betrokken inwoners die het college van burgemeester en wethouders adviseert over zorg, werk, inkomen, inclusie en welzijn.Je bent de spil in de organisatie van de adviesraad en zorgt dat leden en voorzitter zich volledig kunnen richten op hun inhoudelijke taken en adviesrol. Je bewaakt overzicht en continuïteit, organiseert processen en houdt deadlines scherp in de gaten.
Je belangrijkste werkzaamheden zijn onder andere:
- Opstellen en verspreiden van vergaderagenda’s en verslagen, inclusief verslagen van adviesgesprekken;
- Plannen en organiseren van vergaderingen: locaties, uitnodigingen en faciliteiten;
- Bijhouden van de administratie: archief, declaraties en budgetbewaking;
- Verzorgen van communicatie: nieuwsbrieven, website-updates en social media;
- Ondersteunen bij het opstellen van jaarstukken, notities en andere documenten;
- Contact onderhouden met gemeentelijke stakeholders over planning en voortgang;
- Signaleren van deadlines en bewaken van termijnen voor adviezen;
- Stimuleren van duidelijke werkafspraken en processen binnen de adviesraad;
- Ondersteunen bij werving van nieuwe leden en toezien op naleving van het reglement.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering binnen de bestaande organisatiestructuur van de opdrachtgever. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden door hen vastgesteld. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders betreft het een structurele rol met volledige inbedding in de organisatie.
Jouw profiel
- Je beschikt over goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid;
- Je beschikt over goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
- Je kunt effectief samenwerken en bent assertief wanneer nodig;
- Je bent georganiseerd en sterk in plannen;
- Je kunt hoofd- en bijzaken duidelijk onderscheiden;
- Je werkt kritisch en nauwkeurig;
- Je hebt sensitiviteit richting zowel de adviesraad als de ambtelijke organisatie;
- Je hebt een proactieve werkhouding.
Organisatie
De opdrachtgever biedt een professionele en collegiale werkomgeving waarin samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. Zij hechten waarde aan innovatie en ontwikkeling en werken samen met partners aan maatschappelijke opgaven. Als medewerker draag je bij aan een organisatie die zich inzet voor betrokken en inclusieve besluitvorming.
Functie eisen
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteunende of organisatorische werkzaamheden
- Je hebt aantoonbare werkervaring binnen het sociaal domein, bij een gemeente of in een adviesraad
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting secretariaal of administratief
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare ervaring met het werken met of ondersteunen van een adviesraad
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met administratieve/secretariële werkzaamheden, zoals agendabeheer en notuleren
- Je hebt aantoonbare ervaring met het verzorgen van communicatie, bijvoorbeeld het opstellen van nieuwsbrieven, website-updates en het beheer van sociale media
- Je hebt aantoonbare ervaring met budgetbewaking
- Je woont ongeveer één keer per maand een vergadering bij, doorgaans op donderdagavond in Hengelo; overige werkzaamheden kun je flexibel invullen
