Functieomschrijving
Voor Laborijn zoeken wij een Recordbeheerder. Laborijn staat op een belangrijk kantelpunt. Waar informatie nu vaak pas aan het einde van een proces wordt gearchiveerd, zetten zij de stap naar een toekomst waarin informatie vanaf het eerste moment digitaal wordt beheerd.Met de invoering van een nieuw Document Management Systeem (DMS) en de verdere ontwikkeling van de informatiehuishouding bouwt zij aan een moderne, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie.
De vakgroep Archief en Informatiebeheer zoekt een enthousiaste, ervaren recordbeheerder. Je werkt in een team van directe collega’s en bent verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van informatiebeheer.
Je controleert dat dossiers volledig, correct en duurzaam worden opgebouwd, beheerd en bewaard. Je zorgt ervoor dat archiefwetgeving wordt geborgd, ondersteunt audits en voorkomt juridische risico’s door controle op zorgvuldig beheer van digitale en fysieke informatie. Op inhoud ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s binnen de vakgroep Archief en Informatiebeheer. Daarnaast draag je jouw kennis over aan andere recordbeheerders.
- Controleer je of dossiers correct en volledig worden opgebouwd
- Draag je zorg voor het juist classificeren en registreren van documenten
- Bereid je vernietigingsprocessen voor op basis van de selectielijst
- Breng je dossiers over naar het depot voor bewaring
- Voer je periodiek kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties
- Bereid je audits voor en ondersteun je bij auditvragen
- Signaleer je risico’s en afwijkingen en adviseer je over verbetermogelijkheden
- Draag je bij aan het opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid
- Draag je bij aan het opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS
- Werk je processen uit voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming
- Ben je een vraagbaak voor collega’s voor archiveren, registreren en dossieropbouw en ondersteun je vakgroepen bij het correct toepassen van processen
- Werk je samen met collega’s van functioneel beheer bij verbeteringen in het DMS
Competenties
- Je bent georganiseerd
- Je werkt gestructureerd volgens vaste processen
- Je werkt nauwkeurig
- Je werkt detailgericht
- Je bent servicegericht
- Je denkt mee met vakgroepen
- Je biedt praktische oplossingen
- Je geeft daarbij heldere uitleg aan collega’s
- Je bent gericht op samenwerken binnen en buiten het Informatiebeheerteam
- Je werkt zelfstandig
- Je werkt proactief
- Je bent kwaliteitsgericht
- Je bewaakt de juistheid en volledigheid van informatie
Organisatie
Laborijn is de uitvoeringsorganisatie voor verschillende sociale wetten. Zij ondersteunen inwoners voor wie werk niet vanzelfsprekend is en begeleiden mensen naar werk of bieden passende ondersteuning wanneer dat nodig is. Werk in een organisatie waar meedoen in de samenleving voor iedereen centraal staat.
Functie eisen
- Je kunt aantonen dat je een afgeronde opleiding hebt in informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, administratie, SOD I of een direct vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-4 niveau
- Je beschikt over aantoonbare kennis van de Archiefwet, de AVG en/of de Woo
- Je hebt aantoonbare werkervaring met dossiervorming, metadata, bewaartermijnen en/of archiveringsprocessen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met DMS en/of zaaksystemen
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met Decos JOIN, SharePoint en/of Verseon
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het toepassen van metadata en selectielijsten binnen een archief-, informatie- of documentmanagementomgeving
- Je hebt aantoonbare werkervaring met informatiebeheer
