Functieomschrijving
Voor Gemeente Hardenberg zoeken wij een Projectassistent Civiele Projecten. Als ervaren en zelfstandige projectassistent binnen het cluster Civiele Projecten ondersteun je projecten in de openbare ruimte, zoals reconstructies van wegen en riolering, het bouw- en woonrijp maken van nieuwe woonwijken en de inrichting van de openbare ruimte.De civiele projectleider is verantwoordelijk voor de realisatie van deze projecten en stuurt daarbij op planning, financiën, kwaliteit en risico's.
Als projectassistent ondersteun je meerdere civiele projectleiders en projecten tegelijk en ben je verantwoordelijk voor vergaderorganisatie, actie- en besluitbewaking, het bijhouden van projectdossiers en administratieve ondersteuning van financiële verplichtingen. Ook organiseer je inwonersbijeenkomsten, zodat projectleiders ruimte krijgen voor inhoudelijke aansturing en realisatie.
- Je ondersteunt meerdere civiele projectleiders bij de dagelijkse organisatie van hun projecten;
- Je organiseert project- en andere overleggen, plant afspraken, verzorgt agenda en stukken en maakt waar nodig notulen of heldere actie- en besluitenlijsten;
- Je bewaakt acties en afspraken en zorgt dat de projectleider zicht houdt op wat nog moet gebeuren;
- Je houdt projectdossiers en projectinformatie actueel, compleet en goed vindbaar en zorgt voor een zorgvuldige vastlegging van relevante stukken, besluiten en correspondentie;
- Je ondersteunt de projecten bij de PMC-werkwijze (Projectmatig Creëren), bijvoorbeeld door projectdocumentatie, bijeenkomsten, formats en besluitmomenten goed te organiseren en administratief te ondersteunen;
- Je ondersteunt de financiële administratie van projecten: je houdt gegevens en overzichten bij, ondersteunt bij verplichtingen, opdrachten en factuurstromen en signaleert tijdig wanneer informatie ontbreekt of iets aandacht vraagt. De financiële analyse, prognose en inhoudelijke budgetsturing liggen nadrukkelijk niet bij jou;
- Je ondersteunt de communicatie met inwoners: je organiseert inwonersbijeenkomsten, verstuurt uitnodigingen, onderhoudt waar nodig een projectmailbox, helpt bewonersbrieven voorbereiden en zorgt dat vragen bij de juiste collega terechtkomen;
- Je ondersteunt bij het voorbereiden en controleren van projectstukken en zorgt dat informatie tijdig en compleet beschikbaar is voor overleggen en besluitvorming;
- Je hebt contact met collega's, adviesbureaus, aannemers, nutsbedrijven en andere betrokken partijen wanneer dat voor de organisatie van een project nodig is;
- Je ziet waar processen of administratieve werkwijzen slimmer kunnen en denkt actief mee over verbeteringen.
De functie omvat meer dan alleen agenda- en vergaderondersteuning: je bent onderdeel van het projectteam en helpt meerdere projecten georganiseerd, voorspelbaar en zorgvuldig te laten verlopen.
Thuiswerken is mogelijk wanneer de aard van het werk dit toelaat; vanwege de nauwe samenwerking met projectleiders en projectteams vindt veel werk in de praktijk op kantoor plaats.
Het betreft doorlopende kernwerkzaamheden zonder specifieke resultaatverplichting.
jouw profiel
- Je bent zelfstandig;
- Je werkt nauwkeurig;
- Je bent communicatief vaardig;
- Je bent flexibel;
- Je bent goed in plannen en organiseren.
Organisatie
De opdrachtgever is een gemeentelijke organisatie die inzet op groei en ontwikkeling in een landelijke stedelijke context. Zij richten zich op het versterken van de regio, het aantrekkelijker maken van het buitengebied en het verbeteren van voorzieningen, met aandacht voor een duurzame economie en lokaal ondernemerschap.
Je werkt samen met enthousiaste collega’s binnen een organisatie die waarde hecht aan vriendelijkheid, betrouwbaarheid en goede samenwerking. Zij hanteren een praktische aanpak en pakken werkzaamheden daadkrachtig aan.
Functie eisen
- Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectassistent, projectondersteuner of in een vergelijkbare functie binnen de publieke sector
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met het zelfstandig organiseren en administratief ondersteunen van werkzaamheden, waaronder verslaglegging, actie- en afsprakenbewaking en dossierbeheer
- Je bent bereid het grootste deel van je werkzaamheden op locatie in Hardenberg uit te voeren
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van civieltechnische en/of infrastructurele projecten in de fysieke leefomgeving
- Je hebt aantoonbare ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projectleiders en projecten, waarbij je zelfstandig verantwoordelijk was voor de organisatorische en administratieve ondersteuning
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met financiële projectadministratie, bijvoorbeeld het bijhouden van verplichtingen, opdrachten, facturen of financiële projectoverzichten
- Je hebt aantoonbare ervaring met het organiseren van inwonersbijeenkomsten, participatiemomenten en/of projectcommunicatie
- Je hebt aantoonbare ervaring met Projectmatig Creëren (PMC)
- Je bent aantoonbaar beschikbaar voor 32 uur per week
