Documentalist

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Rijkswaterstaat werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. In deze rol zorg je voor een goed ingericht en actueel digitaal projectarchief. Je helpt projectmedewerkers om documenten en informatie zorgvuldig te beheren en draagt zo bij aan een continu betere informatiehuishouding.

Jouw werkzaamheden

• Je beheert de archivering in het documentmanagementsysteem en ondersteunt projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten.
• Je houdt het ordeningsplan actueel en beheert de waardering en selectie van dossiers.
• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze bij. Ook verleen en trek je autorisaties in voor het documentmanagementsysteem.
• Je maakt standaardweergaven en zoekvragen die aansluiten op de behoeften van medewerkers.
• Je instrueert en begeleidt nieuwe en bestaande projectmedewerkers, zodat zij hun taken rond documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en zorgvuldig uitvoeren.
• Je voegt dossiers en subdossiers toe, ordent en wijzigt deze en verplaatst waar nodig documenten en dossiers.
• Je houdt documenten en hulpmiddelen voor het projectarchief actueel, zoals werkinstructies, handleidingen en de ordeningsstructuur.
• Je ziet erop toe dat inkomende, interne en uitgaande documenten volgens de geldende kaders worden verwerkt.
• Je zorgt ervoor dat informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt, bijvoorbeeld door post- en e-mailstukken te routeren.
• Je meldt storingen bij het lokale functioneel beheer en signaleert mogelijkheden om applicaties en werkprocessen te verbeteren.

Dit lever je op

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata.
• Actuele hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare opleiding.
• Je hebt meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem en digitaal archiveren.
• Je hebt kennis van en ervaring met documentair informatiebeheer, informatie dienstverlening en relevante ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, mondeling en schriftelijk.
• Je kunt informatie analyseren en verbanden leggen. Je werkt nauwkeurig, proactief en zelfstandig en neemt initiatief om verbeteringen door te voeren.
• Je bent klantgericht en dienstverlenend, denkt in mogelijkheden en vindt werkbare oplossingen.
• Je communiceert helder, stelt rapportages en hulpmiddelen op en kunt gebruikers instrueren en begeleiden. Je luistert goed en achterhaalt de vraag achter de vraag.
• Je kunt je werk plannen en organiseren, bent omgevingsbewust en leert van je omgeving en ervaringen.

Dit is een pré

• Je hebt kennis van en ervaring met grootschalige grond-, weg- en waterbouwprojecten.
• Je kent relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en het Toepassingsmodel Metadata.
• Je hebt ervaring met recordmanagement in Microsoft 365 SharePoint.