Projectmanager Uitrol ESM (Topdesk)

Functieomschrijving

Voor de Provincie Utrecht zoeken wij een Projectmanager Uitrol ESM (Topdesk).

De opdracht
In januari 2025 is de aanpak Dienstverlening vastgesteld voor de komende jaren. Daarin is de ambitie uitgesproken om externe en interne dienstverlening van de provincie Utrecht te verbeteren. Deze uitvraag gaat over de interne dienstverlening. De wens is om binnen de keten dienstverlening van het domein Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie (BIO) de gebruikerstevredenheid te verhogen. Onderdeel daarvan is het principe van ‘1-loket’, de ingang voor alle dientverleningsgerichte vragen. Om dit proces te ondersteunen is een Enterprise Service Management-tool (ESM) geselecteerd middels een aanbesteding. De gecontracteerde tool is Topdesk. Deze zal in 3 fases worden uitgerold, waarbij elke fase specifieke kenmerken heeft, en dat terwijl de winkel open blijft. Globaal:

• Fase 1: Initiële uitrol van de tool,  incl. generieke processen voor fase 2 en 3, uitfasering Assyst;
• Fase 2: Uitrol binnen Facilitair, uitfasering Planon;
• Fase 3: Implementatie van de tool voor de overige dienstverlenende processen binnen BIO op basis van de generieke processen uit fase 1. Te denken valt aan Financien, Personeelszaken, Inkoop.

Als projectmanager ben je binnen de opdracht ‘Implemenatie Topdesk’ verantwoordelijk voor het ‘claimen’ van benodigde resources bij Provincie Utrecht en het inplannen van stuurgroepen, werkgroepen, testsessies en opleidingen. Daarnaast houdt je de voortgang van actielijsten in de gaten en signaleert naar stuurgroep als voortgang aan de kant van Provincie Utrecht achterblijft. De projectmanager is de linking pin naar de leverancier. Je zal starten met een PID voor fase 1, inclusief de benodigde resources en planning op basis van gedefinieerde scope. Binnen scope van de implementatie vallen minimaal:

• Self Service Portal;
• Producten en Diensten Catalogus;
• Incident en Problem Management;
• Inventarisbeheer en Asset Management;
• Reserveringen van ruimtes, werkplekken en middelen;
• Change en Release Management;
• Kennisbeheer;
• Rapportage en analyse;
• Ruimtebeheer;
• Evenementen;
• Sleutelbeheer;
• Life Cycle Management;
• Bezoekersmanagement;
• Werkorderbeheer, periodieke taken en werkroosters;
• Service Level Management;
• License Management.

De organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Hun regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. Het is hun opgave om de aantrekkelijkheid van hun provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van hun ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Ze willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen ze voor een goede balans tussen groen en groei.

Jouw profiel
Jij bent een projectmanager ICT met uitgebreide ervaring binnen het (semi-)publieke domein. Je kunt werken binnen een programmastructuur en kunt complexe veranderingen realiseren. Je voelt je comfortabel als gesprekspartner voor zowel inhoudelijk deskundigen als behoeftestellers binnen de organisatie. Je krijgt mens en organisatie mee in de gewenste verandering binnen de bestaande processen. Je kent relevante ontwikkelingen en spelers binnen het werkveld van Topdesk. Je bent mondeling en schriftelijk in staat je projectplan te verwoorden en hierover verantwoording af te leggen (pIOFACh). Verder:

• Je hebt een brede kennis van Enterpise Service Management en Dienstverlening;
• Je hebt kennis van projectmanagementmethodieken;
• Je hebt kennis van Scrum en Agile werkwijzen;
• Je hebt kennis van inkooptrajecten (aanbesteden) en weet hierover te schakelen met leveranciers.

Jouw competenties

• Organisatiebewust: Je bent in staat om op verschillende niveaus gesprekspartner te zijn in de organisatie. Hierbij heeft hij de organisatiedoelen helder voor ogen en weet deze te verbinden aan de programmaopdracht. Zo creëer je draagvlak voor de verandering;
• Besluitvaardig: Je bent in staat om op basis van de vastgestelde uitgangspunten in het programma weloverwogen koers uit te zetten en besluiten te nemen dan wel gemotiveerd voor te leggen aan het daartoe bevoegde management;
• Communicatief: Je bent sterk in jouw eigen communicatie maar luistert ook actief naar alle stakeholders. Zo worden kansen geïdentificeerd, zorgen of belemmeringen geadresseerd en risico’s helder geïnventariseerd;
• Je hebt een proactieve werkhouding;
• Je bent kwaliteits- en resultaatgericht;
• Je bent flexibel;
• Je weet jouw omgeving te enthousiasmeren en je kunt stakeholders “meenemen”;
• Je zoekt de verbinding met de gebruikers, de leveranciers en je collega’s;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je hebt sterke, breed inzetbare projectmanagement vaardigheden;
• Je hebt overtuigingskracht;
• Je bent analytisch sterk.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.