Contractmanager

Functieomschrijving

Voor de gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Contractmanager.

Waar ben jij van?
Jij wordt blij van alles wat te maken heeft met contracten. Contracten zijn onmisbaar om organisaties goed met elkaar samen te laten werken en daar zorg jij voor.

Jouw functie
Programma Vluchtelingen is op zoek naar een ervaren contractmanager met minimaal twee jaar werkervaring in het beheren van belangrijke contracten binnen een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur in het domein van Maatschappelijke Ontwikkeling. In deze rol ben je stressbestendig, aangezien het soms noodzakelijk is om snel te schakelen met leveranciers bij beleidswijzigingen. Je beschikt over uitstekende onderhandelingsvaardigheden en bent gewend om gesprekken te voeren met diverse belanghebbenden.

Je zorgt ervoor dat alle contracten en overeenkomsten tijdig en rechtmatig worden afgesloten. Je legt daarvoor alle contracten en afspraken met leveranciers tot in de puntjes perfect vast. Je kent de leveranciers, hun werkveld, de contracten en de administratie uit je duimpje en je vindt het een uitdaging om te zorgen dat de samenwerking met de leveranciers zo goed mogelijk verloopt. Je zorgt ervoor dat de contracten naadloos aansluiten bij de behoeften en dat iedereen in de samenwerking hun rol pakt.

Het Programma Vluchtelingen bevindt zich momenteel in een transitiefase van een project naar een regulier team. Dit betekent dat ze niet alleen hun processen en structuren verder professionaliseren, maar ook dat ze voortdurend inspelen op nieuwe inzichten en uitdagingen. Om deze transitie mogelijk te maken zoeken ze een senior contractmanager die stevig in de schoenen staat. Iemand die flexibel is, goed kan omgaan met veranderingen en bereid is om verwachtingen bij te stellen naarmate hun afdeling verder vorm krijgt.

De contractmanager zorgt dat ze beste contracten afsluiten die hun opgaven nodig hebben op het gebied van facilitaire zaken, sociaal beheer en andere contracten in het sociaal domein. Ter versterking van hun team bedrijfsvoering, zoeken zij een gedreven Contractmanager die samen met hen deze uitdaging aan wil gaan.

Je belangrijkste taak is het zorgen voor goede overeenkomsten en contracten. Je werkt hierbij nauw samen met de contracteigenaren, de inhoudelijke experts, beleidsadviseurs, Inkoop en de contractbeheerders.

De contractmanager is primair gericht op het opstellen en naleven van rechtmatige overeenkomsten met leveranciers waarbij een belangrijk evenwicht met de doelmatigheid gevonden moet worden. Je taken worden onder meer:

• Beheren en monitoren van bestaande contracten met aandacht voor het bewaken van KPI's en het waarborgen van contractuele naleving, waarbij je streeft naar continue verbetering en optimalisatie van contractprestaties.
• Primair aanspreekpunttijdens de contractuitvoering voor opdrachtnemers en interne belanghebbenden en heeft proactief voortgangsgesprekken met de opdrachtnemers, waarbij je een vertrouwensrelatie opbouwt en zorgt voor heldere en effectieve communicatie.
• Initiëren en leiden van aanbestedingstrajecten in samenwerking met Inkoop
• Beheren van de Contractenkalender.
• Voeren verschillende periodieke kwantitatieve analyses uit op contractportefeuille ter bespreking op tactisch niveau of ter voorbereiding van strategische overleggen.
• Rapporteren over het contractmanagement.
• Gevraagd en ongevraagd adviseren over de uitvoerbaarheid en impact van (nieuwe) beleidsontwikkelingen.

Jouw profiel
Je bent flexibel en in staat om effectief om te gaan met onvoorziene omstandigheden. Het is essentieel dat je sterke adviesvaardigheden hebt en in staat bent om kansen te benutten die zich tijdens het proces aandienen. Integriteit is voor jou vanzelfsprekend, evenals een goede samenwerking met diverse teams en stakeholders, aangezien je veel samenwerkt met collega’s en externe partijen.

De afdeling
Team Vluchtelingen
Het programma Vluchtelingen verzorgt drie opgaven: Opvang Asiel, Opvang Oekraïense vluchtelingen en de tijdelijke huisvesting van statushouders. Veel Oekraïense vluchtelingen zoeken onderdak in Europa, zo ook in Nederland. De gemeente Rotterdam vangt zo’n 2.000 Oekraïense vluchtelingen en 500 asielzoekers op en ze huisvesten ruim 1500 statushouders in tijdelijke huisvesting. Samen met collega’s en afdelingen van vrijwel alle onderdelen van de gemeente, zorgen ze ervoor dat deze opgaven succesvol worden uitgevoerd.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.