Trainee Digitale Samenwerking

Functieomschrijving

De opdracht
Het team Business IT ondersteuning (BIO) van de gemeente Hilversum bestaat uit 30 functioneel beheerders/ business IT regisseurs die de organisatie ondersteunen bij het gebruik van de belangrijkste kernapplicaties. Binnen het domein waar MS365 producten worden beheerd gaat de business IT regisseur met zwangerschapsverlof. We zijn daarom op zoek naar iemand die ons bij het dagelijks beheer kan ondersteunen, maar daarnaast ook bij projectwerk zaamheden mee kan helpen. De gemeente Hilversum gaat vanaf 1 jan 2026 ambtelijk fuseren en vanaf 1 jan 2027 ook bestuurlijk samen met gemeente Wijdemeren. Dit brengt veel inrichtingswerk voor MS365 producten met zich mee, bijvoorbeeld om een forse herschikking van de teams door te voeren in de systemen. Daarnaast zullen we veel nieuwe teams en nieuwe medewerkers gaan ondersteunen met het gebruik van MS365, o.a. door training on the job te geven, adviesgesprekken te houden, instructie-filmpjes te maken, inloopspreekuren organiseren, enz. Enz. Naast deze kern werkzaamheden zullen er verschillende projectwerkzaamheden zich voordoen waarin je kunt bijdragen en leren. Zo gaan we in ieder geval een AI pilot doen met SafeGPT, waarin jij met een andere stagair een trekkende rol in kunt spelen.

Je zult veel samenwerken met 2 functioneel beheerders voor MS365; samen vervangen jullie de business IT regisseur. Daarnaast werk je nauw samen met informatiemanagers en architecten uit het team IM en met de technisch beheerders van team ICT. Omdat MS365 door de hele organisatie gebruikt wordt, heb je contact met veel collega’s met diverse werkzaamheden en leer je de gemeentelijke organisatie goed kennen. In Hilversum vinden we dat trainees een unieke bijdrage kunnen leveren door enthousiasme en ondernemingszin en krijg je daarom veel vrijheid en vertrouwen om te leren en je stempel te drukken op onze gezamenlijke opgaven. Tegelijk zorgen we voor goede ondersteuning en hulp als het nodig is. Een aantal van onze collega’s zijn ook als trainee begonnen in Hilversum en ook deze rol zou eventueel een vaste invulling kunnen krijgen.  

Taken en werkzaamheden

• Beheer van MS365; Ondersteunen bij het functioneel beheer van Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, etc.);
  Beantwoorden van gebruikersvragen en signaleren van knelpunten in het gebruik van M365; Meewerken aan het opstellen en verbeteren van gebruikersinstructies; Analyseren van meldingen/wijzigingsverzoeken en meedenken over passende oplossingen; Monitoren van updates via het Microsoft 365 Message Center en vertalen naar impact voor de organisatie;
  Ondersteunen bij adoptie- en communicatieactiviteiten rondom nieuwe functionaliteiten.
• Projectondersteuning bij verschillende opgaven/ ontwikkelingen, met name in verband met de komende fusie met gemeente Wijdemeren;
• Gedeelde trekkersrol van een pilot met SafeGPT, om voor onze organisatie te onderzoeken wat de meerwaarde en consequenties van AI zou kunnen zijn.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.