Functieomschrijving
Voor het Openbaar Ministerie zoeken wij een Expert Informatiebeheer.Doelstelling van de opdracht
Beheren, organiseren en toegankelijk maken van archieven; ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures voor archiefbeheer; adviseren van management en stakeholders over risicobeheersing, compliance en strategische keuzes op het gebied van informatiebeheer.
Verantwoordelijkheden
- Beheren, organiseren en toegankelijk maken van archieven (zowel fysiek als digitaal)
- Ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures voor archiefbeheer
- Digitaliseren van archiefstukken en beheren van digitale archieven
- Toezien op naleving van relevante wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet)
- Bijhouden van trends en ontwikkelingen op het gebied van archiefbeheer en digitalisering
- Ontwikkelen, implementeren en optimaliseren van beleid en richtlijnen voor informatiebeheer, inclusief digitale transformatie
- Adviseren van management en andere stakeholders over risicobeheersing, compliance en strategische keuzes op het gebied van informatiebeheer
- Uitvoeren van audits
- Toezicht houden op en coördineren van scan- en archiefprocessen, inclusief de vervanging van papieren door digitale documenten
- Samenwerken met proceseigenaren, projectleiders, archivarissen en toezichthouders binnen en buiten de organisatie
- Begeleiden van medewerkers op het gebied van documentaire informatievoorziening (DIV)
- Signaleren en vertalen van nieuwe wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen naar de praktijk
- Bevorderen van zaakgericht werken en kennisdeling binnen de organisatie
Expertisecentrum Informatiebeheer
Het Expertisecentrum begeleidt, ondersteunt en adviseert de OM-onderdelen bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van informatiehuishouding. Daarnaast houdt het expertisecentrum zich bezig met het 'vertalen' van strategische kaders en beleid naar praktisch toepasbare instrumenten op het gebied van (digitale) dossiervorming en archivering. Het Expertisecentrum Informatiebeheer is een team binnen het CIO Office. Het CIO office is een afdeling binnen het OM-onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Het CIO Office is onder meer verantwoordelijk voor kaderstelling en beleid op het gebied van informatiehuishouding, informatievoorziening en ICT
IVOM
Het OM moet in staat zijn om zich doorlopend aan te passen aan de steeds sneller veranderende wereld om haar maatschappelijke rol goed te kunnen blijven vervullen. Het onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM) ondersteunt de OM-collega’s daarbij op het gebied van ICT en informatievoorziening met zo’n 200 IVOM-medewerkers.
IVOM is begin 2022 opgericht als zelfstandig OM-onderdeel en versterkt, vernieuwt en professionaliseert de dienstverlening op het gebied van informatievoorziening (IV) binnen het OM en met ketenpartners zoals de Rechtspraak en de Politie. Dit doet zij aan de hand van drie strategische pijlers: continuïteit, professionalisering en vernieuwing. Continuïteit heeft tot doel om het bestaande ICT-landschap te stabiliseren en optimaliseren. Dit wordt voornamelijk opgepakt door de renovatie en actualisatie van ICT-componenten. De professionalisering is gestart met het samenvoegen van alle ICT en IV-activiteiten in het nieuwe OM-onderdeel IVOM, nu zijn alle pijlen gericht op een verdere doorontwikkeling en professionalisering van IVOM. De vernieuwing bestaat uit verdergaande digitalisering en informatievoorziening. Het nieuwe systeem, gebaseerd op uniforme processen én het nieuwe Wetboek voor Strafvordering, wordt de komende jaren gerealiseerd binnen het programma Emma. De opdracht van dit programma is tweeledig: de modernisering van het werk bevorderen en het inrichten van een nieuw zaaksysteem voor alle strafzaken. Stap voor stap bouwt IVOM zo verder aan een toekomstbestendige, betrouwbare en veilige ICT en informatievoorziening.
Binnen IVOM zorgen de kernwaarden samenwerken, verbinden en eigenaarschap voor een uitdagende en professionele omgeving waar IVOM-collega’s met plezier werken.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Afgeronde HBO- of WO-opleiding (in informatiebeheer, archiefbeheer, bibliotheekwetenschappen of vergelijkbaar)
- Minimaal twee jaar relevante werkervaring binnen informatiemanagement, bij voorkeur gericht op archiveren, zowel digitaal als analoog
- Minimaal één jaar aantoonbare kennis en ervaring met wet-en regelgeving omtrent archiveren (archiefwet)
- De standplaats van deze opdracht is Utrecht. Afhankelijk van de werkzaamheden kan inzet op andere parketlocaties gevraagd worden
Functie wensen
- Certificering zoals SOD-II
- Ervaring met archiveringsvraagstukken, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid en met de WJSG
- Ervaring met projectmatig werken en proactieve implementatie van processen rondom informatiehuishouding
