Managementassistent

Functieomschrijving

Voor de VNG zoeken wij een Managementassistent.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Je ondersteunt een de manager van Team DOD - VNG Realisatie. Daarbij verricht je de volgende werkzaamheden:

• Complex agendabeheer en proactief beheer van de mailboxen (prioriteren, waar mogelijk zelf afhandelen of acties uitzetten)
• Onderhoud telefonisch contacten met gemeenten en relaties van de managers
• Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren, rappelleren en waar mogelijk afhandelen
• Achtervang van en werkt nauw samen met de andere Managementassistenten
• Zorg dragen voor de stukkenstroom in IBABS (ten behoeve van vergaderingen)
• Organiseren van vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte, faciliteiten en stukken)
• Voorbereiden van de agenda voor vergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging en opvolging van besluiten en actiepunten
• Regelen van reizen en accommodaties
• Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld
• Faciliteert op gebied van representatie en lief en leed
• Handelt administratieve zaken af in opdracht van de directie

Resultaat van de opdracht
Je levert een bijdrage aan de werkzaamheden van VNG Realisatie, met specifieke inzet op het Domein Digitale Overheid en Dienstverlening (DOD). De werkzaamheden worden uitgevoerd in afstemming met meerdere collega’s binnen het team, waaronder de manager van DOD en haar strategisch adviseurs.
Binnen deze opdracht draag je zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken. Dat betreft onder meer het coördineren van afspraken, het organiseren van bijeenkomsten, het beheren van correspondentie, het afstemmen van publicaties met de afdeling communicatie en het bewaken van voortgang en planning. Er wordt gewerkt met interne systemen en conform de geldende processen binnen de organisatie.

De werkwijze is gericht op zelfstandige taakuitvoering binnen overeengekomen kaders. Er wordt initiatief genomen, doorgepakt en gecommuniceerd met oog voor de omgeving. Zaken zijn op orde, bijeenkomsten verlopen vlekkeloos, communicatie is tijdig afgestemd en dossiers zijn actueel. De aanpak kenmerkt zich door toewijding, zorgvuldigheid en een hoge mate van
professionaliteit. De samenwerking vraagt weinig woorden; afspraken worden nagekomen en werk wordt voortvarend opgepakt.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.