Functieomschrijving
Voor Bij12 zoeken wij een Coördinerend Directie assistent. Als coördinerend directie-assistent ondersteun je één of meerdere directieleden en zorg je dat alles soepel verloopt, ook in hectische tijden.Je beheert complexe agenda’s en zorgt dat deze slim gepland zijn.
Ook beheer je bestuurlijke stukken en besluitvormingsprocessen.
Je bereidt directie- en managementoverleggen voor, houdt continu het overzicht en weet altijd wat er speelt.
Je werkt op het hoogste bestuurlijke niveau samen met ministeries, provincies en koepelorganisaties.
Je kijkt continu naar hoe de manier van werken binnen de organisatie verbeterd kan worden.
Zie je dat iets slimmer of efficiënter kan? Dan kom je met een voorstel.
Je werkt aan het standaardiseren van processen, borgt de kwaliteit van de ondersteuning en zorgt dat de organisatie klaar is voor de toekomst.
Naast deze ondersteuning heb je nog een belangrijke rol: jij bent de verbinder binnen het team van managementondersteuners.
Je helpt mee om het team en de coördinatie hiervan op te zetten.
Je stemt werkprocessen af, deelt jouw kennis en ervaring en zorgt voor duidelijke werkafspraken.
Jij houdt het overzicht en zorgt dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
Als iemand van het team vragen heeft, ben jij het aanspreekpunt.
Uiteraard organiseer je de terugkerende teammomenten.
Je regelt het gewoon.
Competenties
- Verbinder
- Gestructureerd
- Nauwkeurig - Flexibel
- Pro-actief
- Stressbestendig
- Discreet en professioneel
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je hebt een afgeronde en relevante opleiding op minimaal MBO+ niveau in een secretariële richting
- Je beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare recente werkervaring in een secretariële functie, waarbij complex agendabeheer en verbinden binnen de organisatie een grote rol heeft gespeeld
- Je bent werkzaam geweest binnen een politiek dynamische omgeving, zoals ministeries, provincies of koepelorganisaties
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het coördineren van andere collega’s
- Je hebt ervaring met de voorbereiding van directie- en managementoverleggen
- Je hebt uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel)
- Je bezit goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
