DiM’er Project VenR Kunstwerken A44

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een DiM'er Project VenR Kunstwerken A44(VNR 75710).
Je werkt binnen het project VenR (Vervanging en Renovatie) Kunstwerken A44. De A44 is een van de oudste snelwegen van Nederland en een belangrijke verkeersader. Vier bruggen en viaducten langs deze route zijn bijna 100 jaar oud en worden vervangen:

• de Lisserweg
• het Hoofdvaartviaduct
• het Spoorwegviaduct
• de Kaagbrug

In de komende jaren draag je bij aan het vervangen van deze kunstwerken, zodat de A44 veilig en toekomstbestendig blijft. Eind 2024 is de aanbesteding voor de eerste drie kunstwerken gegund. Op dit moment wordt het contract voor het Spoorwegviaduct voorbereid.

Als documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het Document Management Systeem (DMS). Jouw taken omvatten het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten door projectmedewerkers. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers en autoriseert medewerkers.
Een belangrijk onderdeel van jouw werk is het trainen van projectmedewerkers, zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming goed uitvoeren.

• Je stelt de autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je verleent en trekt autorisaties in voor het gebruikte DMS.
• Je maakt standaardweergaven of zoekvragen aan in het DMS naar behoefte van de medewerkers.
• Je instrueert (nieuwe) projectmedewerkers, zodat zij hun taken zelfstandig kunnen uitvoeren.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze.
• Je houdt alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen actueel.
• Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je maakt een verbeterplan op basis van de resultaten van de tussentijdse toets van DIM en voert dit uit.
• Je monitort de opslagcapaciteit van het DMS en breidt deze zo nodig uit.
• Je meldt storingen op de Connect-site aan de ICT-helpdesk.
• Je inventariseert en meldt verbetervoorstellen voor applicaties.
• Je vervaardigt de voortgangsrapportage en het dashboard en bespreekt deze maandelijks met de manager projectbeheersing.
• Je maakt te zijner tijd de site(s) gereed voor overdracht naar het archief.

Als resultaat van jouw werkzaamheden:

• Is het projectarchief ingericht volgens de afspraken met de opdrachtgever en conform de kwaliteitseisen van RWS (o.a. ordening, waardering, selectie, metadata).
• Beschik je over actuele middelen voor documentbeheer en archivering (zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur).

Competenties

• Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en te begeleiden.

Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werkt Rijkswaterstaat dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen zorgen zij voor een land dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende groen is, voldoende en schoon water, en waar je vlot en veilig van A naar B kunt reizen. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat.

Talent als basis, diversiteit als kracht
Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en de kracht van diversiteit gebruikt om samen betere resultaten te behalen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen.

Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud (GPO) is een van de zes landelijke organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat.
Als onderdeel van de infraketen houden zij Nederland veilig, leefbaar en bereikbaar. Hun mensen zijn verantwoordelijk voor aanleg- en onderhoudsprojecten en complexe vervangings- en renovatieopgaven, vaak met een omvangrijke industriële automatiseringscomponent.
In al hun projecten staan duurzaamheid, innovatie, informatie en de balans tussen mens, natuur, economie en veiligheid centraal.

Jouw profiel
Je beschikt over relevante werkervaring in documentbeheer of archivering en hebt affiniteit met het werken in een projectmatige omgeving. Je bent nauwkeurig, communicatief vaardig en weet anderen te motiveren en te begeleiden in het proces van archiveren en informatiebeheer.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.