Procesmanager/Specialist

Functieomschrijving

Voor Samenwerkingsorganisatie de Wolden/Hoogeveen zoeken wij een Procesmanager/Specialist. Je werkt binnen het programma Toekomstvaste Informatievoorziening (TV-IV) bij Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO), waar ruim 900 medewerkers zich inzetten voor de dienstverlening aan ongeveer 80.000 inwoners van twee gemeenten. In dit programma start het project Slim procesmatig en zaakgericht samenwerken. Jouw opdracht is om procesmatig, zaakgericht en digitaal samenwerken tot standaard werkwijze te maken in een organisatie die hierin nog in de beginfase zit qua volwassenheid. Met jouw inzet draag je bij aan betere kwaliteit, transparantie, samenwerking en wendbaarheid van de organisatie.

Jij richt je op de organisatorische kant van deze transitie: je begeleidt teams naar nieuwe werkwijzen en samenwerking.

Je helpt de organisatie bij:

• Het voorbereiden, implementeren en verankeren van procesmatig, zaakgericht en digitaal samenwerken.
• Het inventariseren, modelleren en verbeteren van processen op basis van standaarden (waarbij je bijvoorbeeld AI inzet). Je stelt een voorstel op ter besluitvorming over de te hanteren standaarden.
• Het verbinden van processen, informatie en ondersteunende systemen.
• Het begeleiden van teams in de overgang naar procesmatig, zaakgericht en digitaal werken, onder andere in het zaaksysteem en in MS Teams.
• Het veranderen vanuit de inhoud door teams te coachen, trainen en begeleiden zodat zij de nieuwe manier van werken omarmen.
• Het bevorderen van informatieveiligheid en goed informatiebeheer als integraal onderdeel van de nieuwe werkprocessen.

Je werkt hierbij samen met andere (proces)specialisten in het projectteam en fungeert als faciliterende gesprekspartner voor teams en leidinggevenden.

Als onderdeel van het projectteam werk je samen aan:

• Het vaststellen van de werkwijze en het inventariseren van processen, informatie en ondersteunende systemen. Je brengt prioritering aan in de aanpak van processen.
• Het opleiden en ondersteunen van proceseigenaren, procesbeheerders en aanjagers/verbinders (ambassadeurs in de teams).
• Het modelleren en verbeteren van processen samen met proceseigenaren en teams op basis van standaarden.
• Het zorgen dat digitale ondersteuning van processen aansluit op de praktijk. Je begeleidt teams in workshops en sessies (faciliterende rol) en zet trainingen en begeleidingstrajecten (“wasstraat-aanpak”) in voor teams bij het borgen van nieuwe werkwijzen. Hierbij gaat het naast procesmatig werken ook om implementatie en gebruik van het zaaksysteem en Microsoft Teams.
• Bijdragen aan het in kaart brengen van eisen en wensen rondom een zaaksysteem.
• Helpen bij het inrichten van een heldere governance- en beheerstructuur.
• Het starten van monitoring- en verbetertrajecten, bijvoorbeeld met behulp van AI of RPA.
• Het ondersteunen van de overdracht naar de staande organisatie en het borgen van de nieuwe werkwijze.

Werkzaamheden

• Je werkt samen in het projectteam aan het vaststellen van de werkwijze en het inventariseren van processen, informatie en ondersteunende systemen. Je brengt prioritering aan in de aanpak van processen.
• Je leidt en ondersteunt proceseigenaren, procesbeheerders en aanjagers/verbinders (ambassadeurs in de teams).
• Je modelleert samen met proceseigenaren en teams processen op basis van standaarden en verbetert deze.
• Je laat digitale ondersteuning van processen aansluiten op de praktijk. Je begeleidt teams in workshops en sessies en zet trainingen en begeleidingstrajecten (“wasstraat-aanpak”) in ter borging van nieuwe werkwijzen, waaronder het werken met het zaaksysteem en Microsoft Teams.
• Je draagt bij aan het in kaart brengen van eisen en wensen rondom het zaaksysteem.
• Je helpt bij het inrichten van een duidelijke governance- en beheerstructuur.
• Je start monitoring- en verbetertrajecten, bijvoorbeeld met AI of RPA.
• Je ondersteunt de overdracht naar de staande organisatie en borgt de nieuwe manier van werken.

Competenties

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en een goed ontwikkelde luistervaardigheid. Je bent gericht op samenwerking en verbinding.
• Je weet medewerkers en leidinggevenden mee te nemen in veranderingen.
• Je bent een faciliterende gesprekspartner die vertrouwen wekt.
• Je werkt gestructureerd en schakelt gemakkelijk tussen strategie en praktijk.

Organisatie

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO) voert met ruim 900 medewerkers de gemeentelijke taken uit en verleent diensten aan ongeveer 80.000 inwoners van twee gemeenten. Dit maakt hen de op één na grootste gemeentelijke organisatie in Drenthe. Daarnaast zijn zij uniek doordat zij werken voor twee heel verschillende gemeenten.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.