Secretaris

Functieomschrijving

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Secretaris. Je zorgt voor ordening, transparantie, rust en overzicht. Als secretaris maak je duidelijk wat er van iedereen verwacht wordt. Je legt afspraken goed vast, stelt planningen op en deelt deze, en helpt collega’s om hun stukken tijdig en met de juiste kwaliteit aan te leveren. Je hebt vaak aan een paar woorden genoeg, maar vraagt om verduidelijking wanneer dat nodig is.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving binnen een grote organisatie met ambitieuze doelen voor de stad. Achter de schermen zorg jij ervoor dat processen soepel verlopen. Je kent zowel formele als informele procedures en weet met wie je moet schakelen. Je beweegt je op het snijvlak van inhoud en proces en kunt snel schakelen tussen verschillende taken. Het ene moment ben je secretaris van een belangrijk overleg, het volgende moment beoordeel je een gevoelig document, en daarna zorg je ervoor dat een complexe kwestie goed wordt belegd in de organisatie.

• Je bent secretaris van een wekelijks overleg van een wethouder en zorgt dat alle stukken op tijd, in het juiste format en met de benodigde akkoorden aanwezig zijn.
• Je treedt op als secretaris bij één of meerdere inhoudelijke overleggen van de directie Stadsontwikkeling.
• Indien nodig ondersteun je collega’s binnen het team bij het begeleiden van bestuurlijke stukken richting college en gemeenteraad.

Jouw profiel

Als secretaris werk je secuur, ook onder druk van wekelijkse deadlines. Je bent stressbestendig en helpt collega’s als zij iets willen agenderen, maar niet bekend zijn met de juiste procedures. Zie je dat processen beter kunnen of ergens misgaan, dan neem je direct initiatief. Jij bent niet de inhoudelijk expert, maar je houdt wel het overzicht over verschillende dossiers en schakelt snel naar nieuwe onderwerpen waar dat nodig is. Je staat stevig in je schoenen als collega’s proberen om werkafspraken heen te werken.

Organisatie

Stadsontwikkeling Rotterdam werkt dagelijks met trots en passie voor de stad. Zij zijn trots op de inwoners van Rotterdam, op de wereldhaven, de skyline, moderne architectuur en het internationale netwerk. Die trots komt voort uit de Rotterdamse ondernemersmentaliteit, ambitie en daadkracht, waarbij kansen creëren en benutten centraal staan. De stad is altijd in ontwikkeling, vol creativiteit, contrast en eigenzinnigheid.

Stadsontwikkeling Rotterdam vindt het belangrijk dat Rotterdam nu én in de toekomst een veerkrachtige en duurzame stad is om in te wonen, werken en verblijven. Met een groeiende bevolking en beperkte ruimte worden keuzes gemaakt over wat waar mogelijk is, in de stad, de haven en samen met de regio. Belangrijke vraagstukken zijn: Hoe zorg je dat mensen dicht bij werk, winkels, openbaar vervoer en andere voorzieningen kunnen wonen? Hoe blijft de omgeving groen en de lucht schoon? Hoe worden duurzame energieoplossingen gevonden? En hoe speel je in op veranderende werkgelegenheid?

Aan deze uitdagingen werkt Stadsontwikkeling Rotterdam dagelijks samen met inwoners, ondernemers, overheden en partners in de stad, haven, regio en internationaal. Zo bouwen zij gezamenlijk aan de toekomst van de stad.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.