Functieomschrijving
Voor Kadaster zoeken wij een Managementassistent/PMO. Je werkt als managementassistent/projectmanagement officer binnen het bureau DGV, waar ongeveer 10 collega's samen een sleutelrol vervullen in de ondersteuning van de directie en het management van een organisatie die verantwoordelijk is voor het registreren en verstrekken van gegevens over vastgoed in Nederland. Het secretariaat van bureau DGV bestaat uit drie managementassistenten, waarbij één managementassistent fulltime het agendabeheer verzorgt voor hoofden en gedelegeerd opdrachtgevers, en de andere twee in een duobaan werken voor drie gedelegeerd opdrachtgevers. Deze gedelegeerd opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor circa 25 vernieuwingsprojecten met een IT-component.Als managementassistent/PMO ondersteun je de gedelegeerd opdrachtgevers. Je bereidt maandelijkse stuurgroepen van de vernieuwingsprojecten voor, plant stuurgroepvergaderingen in, bereidt vergaderstukken voor, zet deze klaar en borgt dit in afstemming met de gedelegeerd opdrachtgevers of projectmanagers. Verder verzorg je verslaglegging en nabespreking. Een belangrijke taak is het aanjagen en sturen van projectmanagers en projectleiders op het tijdig aanleveren van stukken.
Samen met je collega’s zorg je ervoor dat het secretariaat van bureau DGV goed en soepel functioneert. Je organiseert het secretariaat adequaat en efficiënt en ondersteunt de projecten en gedelegeerd opdrachtgevers in de uitvoering van hun taken.
Belangrijkste technieken, methoden en tools
- MS Office 365, waaronder Teams
- Sharepoint
- FCC Integraal Verander Portfolio
Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden
- Voorbereiden van de maandelijkse stuurgroepen (circa 20) van de vernieuwingsprojecten
- Inplannen van stuurgroepvergaderingen in de diverse agenda’s
- Voorbereiden, klaarzetten en mailen van vergaderstukken
- Maken van notulen van de stuurgroepvergaderingen en vastleggen van besluiten en actiepunten
- Aanjagen van projectmanagers en projectleiders op tijdige aanlevering van stukken
Competenties
- Proactief, servicegericht en initiatiefrijk
- Communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling sterk
- Resultaatgericht
- Gericht op samenwerking
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Kennis van en ervaring met reguliere MS OFFICE365 tooling, waaronder Teams
Organisatie
Je draagt bij aan een organisatie die gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland registreert en verstrekt, inclusief rechten zoals eigendom en hypotheek.
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Je hebt een afgeronde (bachelor) hbo-opleiding of hoger
- Je hebt minimaal 4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
- Je hebt aantoonbare ervaring met succesvol samenwerken in multidisciplinaire teams en omgevingen met een politiek/bestuurlijk karakter
- Je hebt aantoonbare ervaring met verslaglegging van projecten in datarijke omgevingen
- Je hebt aantoonbare ervaring met projectmatig werken, inclusief verslaglegging
- Je hebt affiniteit met Microsoft Copilot en bent gemotiveerd om AI slim in te zetten voor verslaglegging en ondersteuning
- Je hebt ervaring binnen een organisatie met wettelijke taken en een breed stakeholderveld, bij voorkeur een ZBO
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift
Functie wensen
- Je beschrijft een ervaring of aanpak waaruit blijkt hoe je omgaat wanneer het aanjagen en sturen van projectmanagers tot uitdagingen leidt, en geeft hierbij aan hoe je deze oplost.
- Je geeft een beschrijving van hoe je de competenties proactief en initiatiefrijk inzet in jouw werkzaamheden, bijvoorbeeld bij het plannen en organiseren van (stuurgroep)vergaderingen.
