Functieomschrijving
Voor Reclassering zoeken wij een Div-Consultant.Jouw verantwoordelijkheden zijn:
- Het opstellen van een overzicht van de geldende archiefwetgeving die van toepassing is op RN (bijvoorbeeld: op documentsoort X is bewaartermijn Y van toepassing).
- Het schrijven van een beleidsdocument “archiefbeleid RN”.
- Het doen van een voorstel voor de organisatorische inrichting.
- Het maken van een migratievoorstel om van de huidige situatie naar een volledig geïmplementeerd archiefbeleid te komen, inclusief borging.
- Het schetsen van de aanpak van het vervolgtraject (fase B) om een DMS binnen RN te implementeren, met een inschatting van doorlooptijd en kosten.
- Het opstellen van een document “eisen en wensen DMS” dat voortvloeit uit het onderzoek.
RN heeft momenteel te maken met een gebrek aan georganiseerd documentbeheer. Digitale documenten zijn verspreid, lastig te vinden en worden niet efficiënt beheerd. Met een Document Management Systeem (DMS) help je RN om een gestructureerde aanpak te hanteren voor het vastleggen, beheren en opslaan van digitale documenten.
Een DMS maakt het mogelijk om toegangscontroles en gebruikersrechten in te stellen, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot specifieke documenten. Hiermee blijft gevoelige informatie – geclassificeerd als vertrouwelijk en/of niet-openbaar – veilig. Door gestructureerd documentbeheer faciliteer je dat medewerkers hun tijd efficiënter kunnen besteden: zij hoeven minder te zoeken naar documenten en kunnen zich richten op hun kerntaken. Ook ondersteun je de samenwerking, doordat teams documenten kunnen delen, bewerken en feedback geven.
Bij het overwegen van verschillende oplossingen voor een DMS onderzoek je tevens welk document- en archiefbeleid passend is, zodat deze als input dient voor de selectie van de juiste oplossing.
Competenties
- Luisteren
- Analyseren
- Samenvatten
- Beschrijven
- Begrijpelijk schrijven van een (archief)beleidsdocument
Jouw profiel
- Je beschikt over ervaring met het ontwikkelen van archiefbeleid en documentbeheer.
- Je kunt helder en gestructureerd adviseren en documenteren.
- Je hebt kennis van relevante archiefwetgeving.
Functie eisen
- Je hebt aantoonbare ervaring met het opstellen van archiefbeleid binnen een semi-overheidorganisatie (minimaal 2 jaar)
- Je beschikt over kennis van archiefwetgeving in relatie tot politie/reclassering
- Je hebt kennis van documentaire informatievoorziening, archiefwet en bewaartermijnen
- Je hebt ervaring met het definiëren van eisen en wensen voor een aanbesteding Document Management Systeem
Functie wensen
- Je hebt ruime kennis van documentaire informatievoorziening
- Je hebt ruime kennis van de archiefwet
- Je hebt ruime kennis van bewaartermijnen
- Je hebt ervaring met het opstellen van archiefbeleid
- Je hebt ervaring met het definiëren van eisen en wensen voor een aanbesteding Document Management Systeem
