Functieomschrijving
Voor Gemeente Meierijstad zoeken wij een Kwartiermaker Projectbureau en Portfoliomanagement. Je realiseert een volledig ingericht portfoliomanagementproces binnen de organisatie, inclusief capaciteitsmanagement, het opstellen van een visiedocument en het geven van advies over de benodigde formatie. Daarnaast ontwikkel je het atelier projectbureau tot een atelier dat portfoliomanagement kan uitvoeren en projectmatig werken binnen de organisatie naar een hoger niveau brengt.Je biedt advies, begeleiding en implementatieondersteuning. Hiërarchische leidinggevende taken, zoals financiële eindverantwoordelijkheid, verzuimbegeleiding en functioneringsgesprekken, blijven bij de opdrachtgever.
Te behalen eindresultaat
- Je richt een functionerend portfoliomanagementproces in, inclusief capaciteitsmanagement en formatieadvies
- Je ontwikkelt en verspreidt een gedragen visie voor duurzame implementatie van portfoliomanagement
- Je versterkt het atelier projectbureau in projectmatig werken, inclusief vaardigheden op het gebied van portfoliomanagement
Deze doelen zijn onderverdeeld in de volgende deelprojecten:
1. Portfolioanalyse
- Je stelt een volledig overzicht op van het huidige portfolio met alle lopende en geplande projecten
- Je levert een schriftelijke rapportage met analyse van overleg, afhankelijkheden, prioritering en strategische relevantie
2. Capaciteitsmanagement
- Je stelt een capaciteitsplan op waarin de benodigde inzet per project en programma inzichtelijk wordt gemaakt
- Je levert een adviesdocument met aanbevelingen voor structurele borging van capaciteitsmanagement
3. Visie, kader en benodigde formatie
- Je stelt een visiedocument op waarin portfoliomanagement binnen de organisatie wordt gepositioneerd. Hierin neem je ook advies over de benodigde formatie op
- Je levert een visiedocument inclusief directievoorstel en collegevoorstel op
4. Projectbureau
- Je voert een ontwikkelprogramma uit voor het atelier projectbureau gericht op:
- Het versterken van projectmatig werken inclusief opdrachtnemerschap en opdrachtgeverschap
- Het versterken van het verbonden collectief
- Het integreren van portfoliomanagement binnen het team
5. Overdracht & borging
- Je bereidt een overdrachtsdocument voor en begeleidt een overdrachtssessie waarin resultaten, werkwijzen en aanbevelingen worden overgedragen aan de huidige leidinggevende en relevante stakeholders
- Documentatie: overzicht van alle opgeleverde rapportages, plannen en visiedocumenten, inclusief praktische handreiking voor gebruik
- Procesbeschrijving: uitleg van het portfoliomanagementproces, de stappen en rollen
- Tooling en/of formats: handleiding voor ondersteunende tooling en/of formats
- Capaciteitsmanagement: instructies voor structureel bijhouden en actualiseren
- Verbonden collectief: samenvatting van het ontwikkelprogramma met aanbevelingen voor verdere verbetering
- Sessie(s) voor overdracht en draagvlak
Jouw profiel
Ervaring en referenties
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met portfoliomanagement en het begeleiden van projectbureaus hierin
- Je hebt ten minste 2 referentieprojecten uitgevoerd in een gemeentelijke omgeving van vergelijkbare omvang in de afgelopen 5 jaar
- Je beschikt over academisch werk- en denkniveau
Functie eisen
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met portfoliomanagement binnen een overheidsorganisatie en met het begeleiden van een projectbureau.
- Je hebt in de afgelopen 5 jaar ten minste 2 referentieprojecten uitgevoerd in een gemeentelijke omgeving van vergelijkbare omvang.
- Je beschikt over een academisch werk- en denkniveau.
Functie wensen
- Je kunt een duidelijke en gestructureerde aanpak beschrijven voor het realiseren van portfoliomanagement en het ontwikkelen hiervan binnen het projectbureau. Je zorgt ervoor dat jouw aanpak aansluit bij deelresultaten en termijnen.
- Je hebt ten minste 2 referentieprojecten uitgevoerd in een gemeentelijke omgeving van vergelijkbare omvang, inclusief aantoonbare ervaring met verandermanagement.
