Functieomschrijving
Voor Gemeente Emmen zoeken wij een Griffiemedewerker.Als griffiemedewerker ben je het aanspreekpunt voor de raads- en commissieleden en de inwoners van de gemeente. Je beheert de raads- en commissieagenda’s en biedt administratieve, secretariële en facilitaire ondersteuning aan het raadsproces. Jij houdt achter de schermen het overzicht tijdens de drukke vergadercyclus, zodat de raad en commissies optimaal functioneren.
Je ontzorgt de griffie bij de dagelijkse werkzaamheden. Jouw taken zijn onder andere:
- Verrichten van secretariële werkzaamheden:
- Administratief voorbereiden en afhandelen van documenten met betrekking tot raads- en commissievergaderingen;
- Agenda- en adressenbeheer;
- Beheren van de algemene griffiemailbox;
- Verwerken van documenten in het zaaksysteem (e-Suite) en plaatsen op het raadsinformatiesysteem (iBabs);
- Redigeren en opmaken van documenten en brieven;
- Verwerken van facturen en presentielijsten van commissieleden.
- Ondersteunen bij facilitaire en logistieke zaken:
- Beheren van reserveringen van vergaderruimten;
- Logistiek organiseren van raads- en commissievergaderingen en andere bijeenkomsten;
- Ondersteunen van informatiebijeenkomsten en raadsactiviteiten (zowel intern als extern);
- Algemeen aanspreekpunt zijn en informatie verstrekken over producten en diensten van de griffie.
- Je maakt nieuw werk en nieuwe systemen snel eigen en voelt je vlot thuis in een nieuw team;
- Je bent een fijne collega die gemakkelijk communiceert en beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;
- Je bent proactief, resultaatgericht en functioneert goed in teamverband;
- Je werkt gestructureerd en hebt oog voor detail;
- Je stelt prioriteiten en kunt goed werken onder tijdsdruk;
- Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen;
- Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met administratieve kantoorapplicaties.
- Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau;
- Ruime ervaring en/of een relevante opleiding;
- Ervaring met of affiniteit voor gemeentelijke besluitvormingsprocessen;
- Ervaring met het gebruik van kantoorapplicaties zoals iBabs, e-Suite en MS Office is een pre.
De gemeenteraad bestaat uit 38 leden, verdeeld over 10 fracties. Daarnaast zijn er 13 commissieleden die geen raadslid zijn. De griffie heeft met alle leden van de raad en de raadscommissies contact. De teamleden van de griffie zijn in dienst van de gemeenteraad.
Het team bestaat uit een griffier (jouw leidinggevende), drie raadsadviseurs, een participatie- en communicatiemedewerker en twee griffiemedewerkers. De griffie ondersteunt de raad en commissies in al hun werkzaamheden. Je komt terecht in een team van zelfstandige en initiatiefrijke mensen die nauw samenwerken. Je staat er dus niet alleen voor.
Functie eisen
- Je hebt aantoonbaar MBO werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal 2 jaar secretariële ervaring
Functie wensen
- Je hebt een afgeronde HBO- of WO-opleiding
- Je hebt ervaring als griffiemedewerker
- Je hebt ervaring met of affiniteit voor gemeentelijke besluitvormingsprocessen
- Je hebt gemeentelijke ervaring
- Je hebt ervaring met de volgende applicaties: iBabs, e-Suite en MS Office
