Functieomschrijving
Voor Gemeente Altena zoeken wij een Kwartiermaker Bedrijfsbureau.Kwartiermaker Bedrijfsbureau Buitendienst
Je werkt bij Team Buitendienst van de Gemeente Altena als kwartiermaker Bedrijfsbureau. Door het recente vertrek van het Hoofd Bedrijfsbureau en het aanstaande vertrek van de Teammanager Buitendienst is er een kwetsbare situatie ontstaan waardoor er taken zijn die nog niet belegd zijn.
Jouw verantwoordelijkheden zijn:
- Je borgt de continuïteit van het Bedrijfsbureau en creëert overzicht en samenhang in de lopende werkzaamheden.
- Je brengt in kaart welke processen en dossiers lopen, waar afhankelijkheden zitten en welke afspraken nodig zijn om het Bedrijfsbureau stabiel te laten functioneren tijdens deze overgangsperiode.
- Je zorgt ervoor dat werkzaamheden niet blijven hangen op individueel niveau, maar worden vastgelegd en overdraagbaar zijn.
Een belangrijk onderdeel van jouw opdracht is het afronden en besluitvormingsrijp opleveren van een aantal specifieke dossiers. Dit betreft onder andere:
- De aanbesteding van bedrijfskleding;
- De aanbesteding grafdelven;
- Het traject rondom een eventuele uitbreiding van het aantal poolauto’s.
Daarnaast richt je je op het inregelen en vastleggen van werkwijzen binnen het Bedrijfsbureau. Je structureert en documenteert specifiek de werkwijze rondom Apptimize en zorgt voor een eenduidige beschrijving van processen, rollen en verantwoordelijkheden, zodat deze ook na afloop van de opdracht zelfstandig kunnen worden toegepast.
Je start en structureert de samenwerking met MidZuid, faciliteert de eerste werkoverleggen, brengt de wederzijdse verwachtingen in beeld en legt afspraken vast over samenwerking, afstemming en verantwoordelijkheden. Hiermee maak je de samenwerking direct operationeel en werkbaar.
Tot slot zorg je voor inzicht in de capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau. Je levert een overzicht op van de huidige bezetting, de benodigde capaciteit en aandachtspunten voor de komende periode met het oog op een zorgvuldige overdracht aan de nieuwe leiding.
Aan het einde van jouw opdracht zijn:
- lopende dossiers en aanbestedingen afgerond of besluitvormingsrijp opgeleverd;
- werkprocessen, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden binnen het Bedrijfsbureau vastgelegd;
- de werkwijze rondom Apptimize ingericht en gedocumenteerd;
- de samenwerking met MidZuid operationeel ingericht, inclusief vastgelegde samenwerkingsafspraken;
- inzicht in capaciteit en formatie van het Bedrijfsbureau beschikbaar ten behoeve van overdracht.
Jouw profiel
Je bent een ervaren zelfstandige professional met aantoonbare ervaring in gemeentelijke organisaties en bij voorkeur binnen de buitendienst met een bedrijfsbureau. Je werkt resultaatgericht, zelfstandig en pragmatisch. Je weet snel overzicht te creëren, prioriteiten te stellen en brengt rust en samenhang in een overgangsperiode. Je schakelt gemakkelijk tussen inhoud, proces en stakeholders en communiceert helder over voortgang en oplevering.
- De opdracht is tijdelijk, afgebakend en resultaatgericht.
- Je bepaalt zelfstandig hoe de resultaten worden gerealiseerd.
- Er is geen sprake van structurele vervanging of reguliere lijnverantwoordelijkheid.
- De opdracht is gericht op afronding, borging en overdracht.
Functie eisen
- Je stemt ermee in om de door Gemeente Altena in bruikleen gegeven laptop te gebruiken voor het uitvoeren van jouw werkzaamheden.
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau.
- Je beschikt over aantoonbare, meerjarige ervaring binnen het IBOR-domein, waaronder afval & reiniging, buitendienst en beheer van de openbare ruimte.
- Je beschikt over één of meerdere referenties.
- Je hebt aantoonbare ervaring met het structureren en vastleggen van werkprocessen en werkwijzen binnen de Buitendienst.
- Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden, begeleiden en afronden van aanbestedingen en contracten binnen gemeentelijke organisaties.
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden, begeleiden en afronden van aanbestedingen en contracten binnen gemeentelijke of aanverwante organisaties.
- Je hebt ervaring met de coördinatie en uitvoering van gemeentelijke of aanverwante buitendienst- of IBOR-projecten.
- Je hebt ervaring met het opstarten en structureren van samenwerking met andere organisaties.
- Je hebt ervaring met het geven van inzicht in capaciteit en formatie van een uitvoerende buitendienstafdeling binnen de gemeente.
- Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een leidinggevende functie binnen een gemeente in de buitendienst, waarbij je integraal verantwoordelijk was voor de bedrijfsvoering.
- Het is een pre als je een positieve en flexibele instelling hebt.
- Je hebt politieke en bestuurlijke sensitiviteit.
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt op verschillende niveaus communiceren.
