Senior Facilitair Coördinator

Functieomschrijving

Voor Gemeente Hilversum zoeken wij een Senior Facilitair Coördinator. Gemeente Hilversum bevindt zich midden in een grote organisatieontwikkeling. Sinds begin 2026 werken Hilversum en Wijdemeren ambtelijk samen, als voorbereiding op de bestuurlijke fusie die na de gemeenteraadsverkiezingen van oktober 2026 wordt afgerond. De medewerkers van Wijdemeren zijn inmiddels ondergebracht in de Hilversumse teams, waardoor de organisatie doorgroeit naar ongeveer 1.250 medewerkers.

In 2026 zal een deel van de publieksdienstverlening in Wijdemeren uitgevoerd worden evenals enkele ondersteunende teams voor het bestuur. Door deze groei wordt veel gevraagd van de facilitaire organisatie. De structuur is uitgebreid van vijf naar acht afdelingen en om alle teams goed te kunnen huisvesten is circa 2.800 m2 extra kantoorruimte in gebruik genomen. Dit betekent een grote uitbreiding en herijking van facilitaire contracten, en het aansturen van leveranciers om tijdig de juiste kwaliteit dienstverlening te waarborgen. Daarnaast heeft er een herschikking plaatsgevonden binnen de bestaande gebouwen om alle teams optimaal te kunnen faciliteren. Deze werkzaamheden worden momenteel uitgevoerd onder leiding van een externe projectmanager, projectmanager facilitair, en in nauwe samenwerking met het facilitaire team.

Nederlandse tekst
Nee

Naast deze fusiegerelateerde opgaven loopt de reguliere contractmanagementcyclus door. Je werkt continu aan projecten rondom het aanpassen of uitbreiden van diensten, het voorbereiden van aanbestedingen volgens de aanbestedingskalender en het actualiseren van beleidsdocumenten die ter besluitvorming aan het Centraal Management Team (CMT) worden voorgelegd en vervolgens geïmplementeerd vanuit het team Facilitair & Huisvesting.

Door de combinatie van deze veranderopgaven en reguliere werkzaamheden voert het team Facilitair & Huisvesting veel verschillende taken uit. Omdat twee senior collega’s zijn uitgevallen vanwege ziekte en er in mei een zwangerschapsverlof start van een van de facilitair coördinatoren (mei t/m oktober 2026), word je gezocht als Senior Facilitair Coördinator. Je neemt tijdelijk een deel van de taken van de senioren over en vervangt bovendien tijdens het zwangerschapsverlof enkele facilitaire contracten.

Als Senior Facilitair Coördinator heb je een centrale rol binnen het team Facilitair & Huisvesting. Je focus ligt voornamelijk op het contractmanagement van facilitaire soft services en het begeleiden van de medior facilitair coördinatoren die deze contracten beheren, waarbij je fungeert als eerste aanspreekpunt. Je bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening, stuurt leveranciers aan en zorgt ervoor dat contractafspraken worden nagekomen. Je bent een inhoudelijke sparringpartner voor het team en houdt overzicht in een dynamische omgeving waarin veel verandert. In deze periode werk je zowel op strategisch, tactisch als soms operationeel niveau mee aan de continuïteit van de dienstverlening.

Zorgdragen voor optimale samenwerking met leveranciers en interne medewerkers;

Signaleren van verbetermogelijkheden en doorvoeren van optimalisaties binnen deze dienstverlening;

Ondersteunen bij werkzaamheden als gevolg van de fusie;

Inrichten BHV organisatie op basis van geactualiseerd BHV beleidsplan, organiseren van BHV informatiebijeenkomsten, maandelijkse oefeningen en invulling geven aan de Hoofd BJV rol na inzet etc.

Tijdelijke aanvullende taken (tijdens zwangerschapsverlof, mei t/m oktober):

• Overnemen van medior contractmanagementtaken binnen het team;
• Beheer van onder andere het post- en drukwerkcontract;
• Uitvoeren van operationele werkzaamheden binnen het safety & security contract;
• Coördineren van praktische zaken voor de BHV‐organisatie, waaronder:
• BHV middelenbeheer;
• Planning en registratie van trainingen;
• Afstemming met interne teams en de BHV-organisatie.
• Ondersteunen bij dagelijkse operationele facilitaire vraagstukken waar nodig.

Werkzaamheden

• Verantwoordelijk voor het contractmanagement van facilitaire soft services;
• Bewaken van kwaliteit, prestaties en naleving van contractafspraken;
• Aansturen, begeleiden en coachen van de medior facilitair coördinatoren;
• Sparringpartner voor coördinatoren bij complexe vraagstukken en klantverzoeken:
• Regie voeren op contracten zoals schoonmaak, catering, koffievoorzieningen, mobiliteit en multifunctionele printers;
• Zorgdragen voor optimale samenwerking met leveranciers en interne medewerkers;
• Signaleren van verbetermogelijkheden en doorvoeren van optimalisaties binnen deze dienstverlening;
• Ondersteunen bij werkzaamheden als gevolg van de fusie;
• Inrichten BHV-organisatie op basis van het geactualiseerd BHV-beleidsplan, organiseren van BHV-informatiebijeenkomsten en maandelijkse oefeningen, invullen van de Hoofd BJV rol na inzet.

Competenties

• Zelfstandig
• Resultaatgericht
• Omgevingssensitief
• Goede communicatieve vaardigheden

Organisatie
Met het bovenstaande motto wordt de verbinding gelegd tussen de ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de inwoners leven.
De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waarop Hilversum verder kan uitbouwen. Het gaat om naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben en veilige buurten. Het is de wens dat inwoners voor elkaar zorgen en zaken in eigen buurt of wijk kunnen regelen. Wanneer nodig wordt zorg of ondersteuning geboden. Verder zijn toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur belangrijke thema’s.
De gemeente wil ín de maatschappij staan en niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de inwoners op te trekken, blijft de gemeente in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Zo komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij de gemeente terecht.