Bestuurssecretaresse / Management Assistent

Functieomschrijving

Voor Gemeente Wijk bij Duurstede zoeken wij een Bestuurssecretaresse / Management Assistent.
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen de gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.
Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en proactiviteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.
Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of MT-leden. Je werkt volgens hun uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat er als team efficiënt en eenduidig wordt samengewerkt.
Een greep uit jouw takenpakket:

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de domeinmanagers;
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Competenties

• Je bent een prettige gesprekspartner;
• Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal;
• Je bent accuraat, integer en stressbestendig;
• Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen;
• Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden;
• Je hebt een flexibele werkinstelling.

Organisatie
Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. De kleinschaligheid wordt als voordeel gezien. Werken voor deze gemeente betekent dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij wordt een gezonde dosis pragmatiek ingezet. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen in Wijk. Daarbij wordt het belangrijk gevonden dat collega’s elkaar goed kennen en het leuk hebben samen.
Bij de gemeente Wijk bij Duurstede worden mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren verwelkomd. Jouw talenten en kwaliteiten worden benut en je krijgt de ruimte om met vertrouwen en plezier je werk te doen.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent binnen een overheidsorganisatie
• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4

Functie-wensen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent
• Je hebt aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of management assistent binnen een gemeente
• Je hebt ervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs
• Het is een pre als je ervaring hebt met samenwerken met directie/secretaris