Projectmedewerker NXT

Functieomschrijving

Voor Gemeente Moerdijk zoeken wij een Projectmedewerker NXT.
Wil jij een sleutelrol spelen in een regionaal samenwerkingsprogramma waarin onderwijs, ondernemers en overheid samen bouwen aan de arbeidsmarkt van morgen? Dan is dit jouw kans.

Over NXT Moerdijk
NXT Moerdijk is een regionaal programma waarin onderwijs, ondernemers en overheid samenwerken aan een sterke arbeidsmarkt in West-Brabant. Met concrete projecten, events en netwerkactiviteiten bouw je mee aan duurzame verbindingen tussen partijen.

Jouw rol
Als projectmedewerker ben jij de drijvende kracht achter de dagelijkse ondersteuning van het NXT-programmateam, bestaande uit de projectleider, programmamanager en communicatiemedewerker. In deze functie zorg je voor een soepele voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten en activiteiten. Je houdt overzicht, bewaakt de voortgang en zorgt dat informatie actueel en toegankelijk is. Dankzij jou worden deadlines gehaald en blijven betrokkenen aangehaakt en gemotiveerd. Als verbindende schakel breng je structuur en continuïteit binnen een dynamisch speelveld van interne en externe partners.

Met jouw inzet zijn projecten en events strak georganiseerd, zijn alle partners goed aangesloten en kan het programmateam zich richten op inhoud en ontwikkeling.

Jouw taken en verantwoordelijkheden
In het kort zorg jij voor:

• Strakke organisatie van overleggen en events
• Goede voortgangsbewaking en actie-opvolging
• Partnercontact en relatiebeheer
• Praktische en administratieve projectondersteuning
• Basis communicatie en zichtbaarheid

Jouw taken zien er als volgt uit:

1. Vergaderingen & verslaglegging

• Plannen en coördineren van vergaderingen, projectgroep-overleggen en bijeenkomsten
• Notuleren van afspraken en besluiten
• Vastleggen en beheren van verslagen en documenten in Microsoft Teams
• Bewaken en opvolgen van actiepunten

2. Organisatie van bijeenkomsten & events

• Organiseren van locaties en faciliteiten voor overleggen en events
• Opstellen en versturen van uitnodigingen en reminders
• Bijhouden van aanmeldingen en deelnemerslijsten
• Actief nabellen van genodigde partners en doelgroepen
• Regelen van praktische zaken zoals materialen en naamkaartjes
• Ontvangen en registreren van deelnemers tijdens bijeenkomsten
• Verzenden van follow-up mails na afloop (op basis van input van de projectleider)
• Verwerken en afhandelen van bijbehorende facturatie

3. Relatiebeheer & aanmeldingen

• Beheren van aanmeldingen voor programma’s, activiteiten en projecten
• Bijhouden en actualiseren van partner- en contactlijsten
• Contact opnemen met nieuwe partners (telefonisch en per mail)
• Doorverwijzen en koppelen van partners aan de juiste contactpersoon binnen het programmateam

4. Samenwerking & proactieve ondersteuning

• Deelnemen aan overleggen van het programmateam
• Signaleren van acties en werkzaamheden die daaruit voortkomen
• Proactief oppakken en ondersteunen van vervolgacties, zoals:
  • Opstellen van actielijsten en planningen
  • Voorbereiden van interne bijeenkomsten en tours
  • Verwerken van input in presentaties en documenten
  • Opstellen van eerste concepten voor mails en uitnodigingen
  • Inplannen van tijdsblokken en reserveren van ruimtes
  • Ondersteunen bij administratieve en financiële afhandeling

5. Marketing & communicatie

• Maandelijks ophalen en verwerken van input van partners voor communicatie-uitingen
• Plaatsen en actualiseren van content op de website
• Signaleren van communicatiekansen via LinkedIn en partnernetwerken
• Ondersteunen bij communicatie rondom events
• Beheren en verrijken van contact- en bedrijvenlijsten
• Website-informatie actueel houden

Wat breng je mee?
Voor deze functie is het belangrijk dat jij structuur brengt, overzicht houdt en graag samenwerkt in een dynamische omgeving. Jij combineert organisatietalent met sterke communicatieve vaardigheden en een proactieve werkhouding.

Jij beschikt over de volgende competenties:

• Sterk organiserend vermogen: Je werkt planmatig, houdt overzicht en brengt structuur aan in werkzaamheden en processen
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, en past je stijl aan je doelgroep aan
• Pro activiteit en initiatief: Je ziet wat nodig is en komt zelfstandig in actie
• Samenwerkingsgerichtheid: Je beweegt makkelijk tussen verschillende partijen en verbindt mensen op een prettige en constructieve manier
• Analytisch en nauwkeurig: Je ordent informatie, ziet verbanden en doet verbetervoorstellen
• Probleemoplossend vermogen: Je denkt in oplossingen en schakelt snel wanneer situaties veranderen
• Flexibiliteit en stressbestendigheid: Je blijft effectief werken bij wisselende prioriteiten en onverwachte ontwikkelingen
• Digitale vaardigheid: Je werkt vlot met Office 365 of vergelijkbare systemen; ervaring met project- of CRM-software is een pré

Persoonlijke kenmerken
Wanneer je werkt binnen NXT Moerdijk, maak je deel uit van een netwerk van overheid, onderwijs en ondernemers. Dat vraagt om een professional die zich prettig voelt in een veelzijdige en samenwerkingsgerichte omgeving.

Daarom herken jij jezelf in het volgende profiel:

• Je krijgt energie van samenwerken met verschillende soorten professionals
• Je werkt zorgvuldig en voelt je verantwoordelijk voor kwaliteit en resultaat
• Je bent toegankelijk, klantgericht en dienstverlenend ingesteld
• Je bent leergierig en pakt nieuwe onderwerpen snel op
• Je bent intrinsiek gemotiveerd om bij te dragen aan een toekomstgerichte regio

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als projectmedewerker of in een vergelijkbare functie/rol.
• Je hebt minimaal een mbo niveau 4-opleiding afgerond.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met evenementenorganisatie.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met agendabeheer en notuleren, en je kunt goed organiseren.

Functie-wensen

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, werkt proactief en neemt initiatief. Je ziet wat nodig is en komt zelfstandig in actie.