Projectleider Implementatie DMS

Functieomschrijving

Voor GR Ferm Werk zoeken wij een Projectleider Implementatie DMS. Ferm Werk helpt mensen om mee te doen in de samenleving voor de gemeenten Woerden, Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort en Oudewater. Zij voeren de Participatiewet, de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en de Wet Inburgering uit, bieden persoonlijke begeleiding aan mensen met een bijstandsuitkering en ondersteunen bij het vinden van werk en integratie. Hun aanpak richt zich op inclusieve arbeidsbemiddeling, samenwerking met werkgevers en organisaties, en advisering over regelingen en subsidies.

Als Projectleider Implementatie Djuma ben jij tijdelijk inzetbaar binnen Ferm Werk, team Informatievoorziening. Je bent verantwoordelijk voor het opnieuw opstarten, coördineren en realiseren van de implementatie van het zaaksysteem Djuma. Hierbij stem je af met betrokken interne en externe partijen.
Je organiseert en bewaakt de voortgang van het project, beheerst planning, scope en samenhang, en levert de afgesproken resultaten op. Je rol is uitvoerend en adviserend, zonder beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing.

• Je actualiseert en levert een projectplan op voor de implementatie van Djuma, inclusief fasering, planning en mijlpalen.
• Je coördineert implementatieactiviteiten in samenwerking met interne stakeholders zoals IV/ICT, archief, gebruikers en management.
• Je stemt af met externe partijen, waaronder leveranciers en implementatiepartners.
• Je bewaakt scope, planning, kwaliteit, risico’s en afhankelijkheden.
• Je zorgt voor samenhang tussen Djuma, archiefbeheer en gerelateerde systemen.
• Je bereidt besluitvorming voor en begeleidt deze.
• Je rapporteert over voortgang, knelpunten en benodigde acties.
• Je begeleidt de organisatie bij de ingebruikname van Djuma.

Je voert deze werkzaamheden zelfstandig uit binnen de afgesproken kaders en doelstellingen.

Resultaat van de opdracht

• Je levert een actueel en gedragen projectplan voor de implementatie van Djuma op.
• Je zorgt dat de implementatie aantoonbaar is opgestart en volgens planning verloopt.
• Je betrekt stakeholders actief en legt afspraken over rollen en verantwoordelijkheden vast.
• Je brengt risico’s en afhankelijkheden in kaart en managet deze actief.
• Je rapporteert periodiek en transparant over voortgang en resultaten.
• Je legt een solide basis voor een beheerste verdere uitrol en ingebruikname van Djuma.

Inhoudelijke afstemming over jouw werkzaamheden vindt plaats met een door Ferm Werk aangewezen contactpersoon.

Competenties

• Aanpassingsvermogen
• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch denken
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren

Jouw profiel
Je beschikt over de genoemde competenties en hebt ervaring met het leiden van implementatietrajecten in een vergelijkbare context. Je werkt zelfstandig, communiceert duidelijk en schakelt makkelijk tussen verschillende stakeholders. Je hebt affiniteit met verandertrajecten en weet resultaten efficiënt en binnen de afgesproken kaders te realiseren.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider in een complexe ICT-implementatie binnen een (semi-)overheidsorganisatie. Je kunt duidelijk toelichten waarom de implementatie complex was en wat jouw rol hierin is geweest.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met de implementatie van een zaaksysteem of DMS.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving met meerdere (interne en externe) stakeholders en kunt aangeven welke stakeholders hierbij betrokken waren.
• Je bent beschikbaar voor 16 tot 24 uur per week voor de gehele duur van de opdracht en eventuele verlengingen.

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met implementatie van DMS en/of zaaksystemen
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het voeren van regie binnen projecten
• Je hebt aantoonbare werkervaring met stakeholder- en leveranciermanagement en kunt hiervan concrete voorbeelden benoemen
• Je hebt aantoonbare werkervaring met werken binnen kwaliteitskaders en het afstemmen van een plan van aanpak op huidige ontwikkelingen