Functieomschrijving
Voor GR Ferm Werk zoeken wij een Senior Specialist Informatiehuishouding Archiefwet.Je helpt mensen om mee te doen in de samenleving, waarbij je werkt aan de uitvoering van de Participatiewet, de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en de Wet Inburgering voor de gemeenten Woerden, Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort en Oudewater. Je begeleidt mensen persoonlijk bij het vinden van werk, het ontvangen van een bijstandsuitkering en hun integratie in de samenleving. Met jouw inzet draag je eraan bij dat vacatures op een inclusieve manier worden ingevuld en denk je mee over kansen, regelingen en subsidies. Je maakt meedoen mogelijk door samen te werken met werkgevers en andere organisaties.
Als Senior specialist Informatiehuishouding word je tijdelijk ingezet binnen de opdrachtgever, bij het team Informatievoorziening van Bedrijfsvoering. Jouw opdracht is tijdelijk en projectmatig, gericht op het realiseren van verbeterpunten die vastgesteld zijn door de archiefinspectie. Het doel is het archiefbeheer aantoonbaar te verbeteren en toekomstbestendig in te richten.
Je adviseert en ondersteunt bij de uitvoering van verbetermaatregelen en brengt structuur en overzicht aan in de aanpak. Je voert de werkzaamheden uit zonder beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing.
Je richt je op:
- Het aantoonbaar verbeteren van de informatiehuishouding conform Archiefwet en Wet open overheid (Woo);
- Het realiseren van verbetermaatregelen naar aanleiding van de archiefinspectie;
- Het structureel versterken en borgen van archief- en informatiebeheer binnen de organisatie;
- Het formuleren van randvoorwaarden en aandachtspunten voor aansluiting op het Djuma-project (technische implementatie valt buiten scope).
De opdracht bestaat uit twee fasen:
Fase 1 – Analyse en plan van aanpak
- Actualiseren en concretiseren van het verbeterplan archiefbeheer;
- Toetsen van de huidige situatie aan Archiefwet en Woo;
- In kaart brengen van risico’s en prioriteiten;
- Opstellen van een realistisch implementatieplan inclusief planning, capaciteit en middelen;
- Formuleren van organisatorische randvoorwaarden voor aansluiting op het Djuma-project.
Fase 2 – Implementatie verbetermaatregelen
- Begeleiden en uitvoeren van prioritaire verbetermaatregelen;
- Structureren en optimaliseren van archief- en informatieprocessen;
- Ondersteunen bij het wegwerken van achterstanden;
- Borgen van rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen;
- Afstemmen met interne stakeholders en externe partijen (zoals het Regionaal Historisch Centrum).
Resultaat van de opdracht
- Je levert een gedragen en bestuurlijk vastgesteld plan van aanpak op;
- Je zorgt dat prioritaire actiepunten aantoonbaar zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn genomen;
- Je realiseert aantoonbare verbeteringen in structuur, kwaliteit en borging van informatiebeheer;
- Je formuleert duidelijke randvoorwaarden voor aansluiting op het aansluitende DMS (Djuma)-project.
Aansturing en afstemming
Je stemt de inhoud van je werkzaamheden af met de aangewezen contactpersoon van de opdrachtgever.
Je bepaalt zelf hoe je de werkzaamheden uitvoert, binnen de afgesproken kaders en doelstellingen. Er is geen sprake van een gezagsverhouding; je bent zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht.
Jouw profiel
- Doorzettingsvermogen
- Tactisch gedrag
- Resultaatgericht werken
- Samenwerken
- Organiseren
- Kritisch
- Analyserend vermogen
- Plannen en organiseren
Functie-eisen
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of gemeenschappelijke regeling.
- Je beschikt over aantoonbare kennis van de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) en gemeentelijke informatiehuishouding.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met archiefinspecties en het uitvoeren van verbeterplannen en kunt concrete voorbeelden hiervan geven.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met DMS/zaaksystemen in een gemeentelijke context, zoals Djuma of vergelijkbaar.
Functie-wensen
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als specialist Informatiehuishouding
- Het is een pre als je ervaring hebt met het initiëren van verbeter voorstellen binnen informatiehuishouding; benoem daarbij graag duidelijk voorbeelden van zelfstandig geïnitieerde verbeteringen
- Je hebt ervaring met het opstellen van een plan van aanpak en het gefaseerd implementeren daarvan
- Je werkt resultaatgericht en richt je daarbij op de impact binnen de organisatie
Functie eisen
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of gemeenschappelijke regeling.
- Je beschikt over aantoonbare kennis van de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) en gemeentelijke informatiehuishouding.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met archiefinspecties en het uitvoeren van verbeterplannen en kunt concrete voorbeelden hiervan geven.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met DMS/zaaksystemen in een gemeentelijke context, zoals Djuma of vergelijkbaar.
Functie wensen
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als specialist Informatiehuishouding
- Het is een pre als je ervaring hebt met het initiëren van verbeter voorstellen binnen informatiehuishouding; benoem daarbij graag duidelijk voorbeelden van zelfstandig geïnitieerde verbeteringen
- Je hebt ervaring met het opstellen van een plan van aanpak en het gefaseerd implementeren daarvan
- Je werkt resultaatgericht en richt je daarbij op de impact binnen de organisatie
