Projectsecretaris Project iVRI

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Projectsecretaris Project iVRI.

Als Projectsecretaris voor het iVRI-project binnen het programma Talking Traffic werk je aan een organisatorisch en technisch complex project. Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Beheren van de projectagenda, projectpostbus en de agenda van de projectmanager, inclusief agendabeheer en verslaglegging.
• Ondersteunen bij projecttaken, zoals het inkoop- en inhuurproces en de verwerking van bijbehorende inkoopdocumenten.
• Opzetten en ondersteunen bij projectbeheertaken, waaronder planning, risicobeheer, issuebeheer en voortgangsrapportages van het ICT-project iVRI.
• Zorgdragen dat, binnen een veranderende en innovatieve complexe ICT-omgeving, de projectprocessen rondom documentatie, de beheerorganisatie van documentatie en het opleverdossier assetmanagement van het project op orde en in beheer zijn (bijvoorbeeld eindopleverdocumentatie).
• Organiseren, inplannen, ondersteunen, voorbereiden en verslagleggen bij overleggen, evenementen, workshops en sessies van het ICT-project iVRI.
• Bieden van ondersteuning bij stakeholdermanagement en communicatieactiviteiten, zoals nieuwsbrieven en events.
• Bijdragen aan review- en correctierondes van diverse communicatiemiddelen gerelateerd aan het ICT-project iVRI, zoals handleidingen, Quick Reference Cards en instructies.

Je zorgt ervoor dat de project- en projectbeheer-documentatie van het Talking Traffic – iVRI-project op orde is. Ondersteunende werkzaamheden, zoals agendabeheer, verslaglegging en het genereren van documenten ten behoeve van het projectbeheerproces, lever je tijdig en accuraat op.

Je werkt zelfstandig en proactief aan verschillende taken binnen het project.

Competenties

• Tijdigheid
• Accuratesse
• Proactief handelen
• Teamplayer
• Doortastendheid

Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen.
Al meer dan 200 jaar zet deze organisatie zich dagelijks in voor een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, vaarwegen en wateren en focussen op een duurzame leefomgeving.
Samen met anderen werken zij aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, waar voldoende groen is en voldoende en schoon water.
Ook zorgen zij ervoor dat je vlot en veilig van A naar B kunt reizen.
Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland staat hierbij centraal.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in de ondersteuning van complexe projecten, programma’s of afdelingen binnen een complexe en veranderende ICT-omgeving.
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring binnen een complexe organisatie in het domein verkeersmanagement.
• Je beschikt over een afgeronde relevante HBO-opleiding, bijvoorbeeld op het gebied van projectbeheersing, administratie, inkoopbegeleiding of SAP.
• Je hebt ervaring met documentatiebeheer en issuemanagement in een complexe ICT-projectomgeving.

Functie-wensen

• Je beschikt over de genoemde werkervaring en vaardigheden, die wij kunnen toetsen aan de hand van jouw cv, motivatiebrief en het sollicitatiegesprek.
• Je begrijpt de opdracht goed en hebt ervaring met het proactief bewaken van de planning, risico’s, voortgang, documentatiebeheer en archivering voor een innovatief en complex ICT-project.
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring in een complexe (overheids)organisatie binnen het domein verkeersmanagement.