Coördinator Facilitydesk

Functieomschrijving

Voor Gemeente Amersfoort zoeken wij een Coördinator Facilitydesk. De komende periode staat in het teken van een belangrijke mijlpaal: de ingebruikname van een nieuw gemeentelijk gebouw in september 2026 en de verhuizing van de organisatie begin 2027. Dit vraagt om zorgvuldige voorbereiding, strakke coördinatie en continuïteit van dienstverlening.

In de rol van Coördinator Facility desk vervul je een sleutelpositie. Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van de facility desk en werkt actief mee in de uitvoering. Tegelijkertijd lever je een belangrijke bijdrage aan de voorbereiding van de verhuizing en de inrichting van facilitaire processen voor het nieuwe gebouw. Vanaf september 2026 beheer je tijdelijk twee gebouwen. Jij zorgt ervoor dat de dienstverlening op beide locaties kwalitatief, efficiënt en goed afgestemd blijft. Je combineert operationele daadkracht met overzicht, structuur en een sterk gevoel voor dienstverlening.

Coördinatie Facility desk

• Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van de facility desk.
• Je bewaakt voortgang, kwaliteit en afgesproken doorlooptijden van meldingen, aanvragen en klachten.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor collega’s binnen de facility desk.
• Je signaleert knelpunten in processen en doet verbetervoorstellen.
• Je stemt af met de contractmanager over prestaties, afwijkingen en verbeterkansen.

Operationele uitvoering

• Je neemt (complexe) aanvragen, meldingen en klachten in ontvangst, registreert en handelt deze af.
• Je spreekt uitvoerende partijen (leveranciers) aan bij overschrijding van uitvoeringstermijnen.
• Je onderhoudt contact met leveranciers over contractafspraken en kwaliteit van dienstverlening.

Voorbereiding verhuizing en dubbel beheer

• Je levert een actieve bijdrage aan de voorbereiding van de verhuizing begin 2027.
• Je denkt mee over werkprocessen, leveranciersafspraken en facilitaire ondersteuning in het nieuwe gebouw.
• Je ondersteunt bij de coördinatie van verhuis gerelateerde werkzaamheden en communicatie richting interne klanten.
• Vanaf september 2026 bewaak je samen met het team de facilitaire dienstverlening voor twee gebouwen en zorg je voor heldere prioritering en capaciteitsverdeling.

Contract- en procesondersteuning

• Je ziet toe op de uitvoering van facilitaire contracten op operationeel niveau.
• Je begeleidt uitbestede werkzaamheden en bewaakt de kwaliteit van dienstverlening.
• Je neemt deel aan projecten en aanbestedingen vanuit jouw inhoudelijke expertise.
• Je draagt zorg voor actuele facilitaire procedures, handboeken en procesdocumentatie.

Managementinformatie en administratie

• Je produceert en beheert managementinformatie over dienstverlening, contractafspraken en uitvoeringskwaliteit.
• Je voert administratieve werkzaamheden uit (zoals ondersteuning bij debiteuren- en crediteurenadministratie, boekingen en budgetbewaking).
• Je actualiseert leveranciersinformatie en beheergegevens.

Wat typeert deze functie?

• Een coördinerende én uitvoerende rol binnen de facility desk.
• Tijdelijk beheer van twee gebouwen vanaf september 2026.
• Functionele aansturing zonder hiërarchische verantwoordelijkheid.
• Veel ruimte voor initiatief, procesverbetering en kwaliteitsbewaking.

Functie-eisen

• Je bent een ervaren facilitair professional die overzicht bewaart en collega’s weet te verbinden. Je combineert coördinerend vermogen met een hands-on mentaliteit. Je voelt je verantwoordelijk voor het teamresultaat én voor de kwaliteit van de dienstverlening.
• Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in facilitaire dienstverlening.
• Je hebt ruime ervaring binnen een facilitaire omgeving.
• Je hebt ervaring met coördineren of functioneel aansturen.
• Je hebt affiniteit met een FMIS-systeem, bij voorkeur ervaring met Top Desk.
• Je hebt kennis van contractbeheer en administratieve processen.
• Ervaring met organisatieverhuizingen, ingebruikname van nieuwbouw of tijdelijk dubbel beheer is een pré.
• Je beschikt over coachend en coördinerend vermogen; je stuurt functioneel aan, verdeelt werkzaamheden en ondersteunt collega’s in hun ontwikkeling. Je creëert duidelijkheid in rollen, verwachtingen en prioriteiten.
• Je hebt organisatiesensitiviteit; je begrijpt de impact van verhuizingen en dubbele huisvesting op de organisatie en weegt belangen zorgvuldig af.
• Je bent klantgericht; je begrijpt de behoeften van interne klanten en handelt proactief. Je bent representatief, toegankelijk en oplossingsgericht.
• Je bent resultaatgericht; je bewaakt voortgang en kwaliteit, spreekt partijen aan op afspraken en zorgt dat doelstellingen worden gerealiseerd.
• Je bent sterk in plannen en organiseren; je houdt overzicht over een meervoudig takenpakket en stelt prioriteiten binnen het team. Je zorgt voor structuur in werkprocessen.
• Je werkt constructief samen met collega’s, contractmanagers en leveranciers. Je bent verbindend en communiceert helder.
• Je werkt analytisch en procesmatig; je signaleert afwijkingen en verbeterkansen in dienstverlening en processen en vertaalt deze naar concrete acties.
• Je neemt initiatief en toont eigenaarschap; je neemt verantwoordelijkheid voor jouw werkgebied en durft beslissingen te nemen binnen jouw mandaat.