Programmasecretaris

Functieomschrijving

Voor Gemeente Zwolle zoeken wij een Programmasecretaris. Je ondersteunt de werkorganisatie van de Energietafel W-O bij het uitvoeren van hun opgaven. Je organiseert vergaderingen voor de ambtelijke en bestuurlijke energietafels, de Stuurgroep, de Adviesgroep en het Kernteam en verzorgt bijbehorende agenda’s, documenten en verslagen. Deze overleggen vinden in een vaste volgorde plaats. In 2026 zijn vijf series aan vergaderingen gepland.

Waar nodig organiseer je andere afspraken voor overleggen of bijeenkomsten met meerdere deelnemers. De vergaderingen vinden fysiek plaats in Zwolle en omgeving. Je bent ook verantwoordelijk voor de archivering van verslagen en andere belangrijke documenten. Je organiseert de online omgeving voor de leden van het Kernteam, zodat zij gezamenlijk aan documenten kunnen werken. Daarnaast controleer je belangrijke documenten op onvolkomenheden.

Je werkt nauw samen met de programmamanager, maar voert je taken zelfstandig uit. Voor de organisatie ben jij de spin in het web.

Competenties

• Je bent communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je bent servicegericht en overziet de taken in relatie tot de planning, zodat je tijdig de benodigde stukken verzorgt.
• Je weet zaken goed te organiseren.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, bent proactief, neemt actie waar nodig, werkt zelfstandig en hebt aan een half woord genoeg.
• Het team staat voor een flinke opgave en jouw gevoel voor humor helpt om hier goed op aan te sluiten.

Organisatie
Zwolle is partner in de Energietafel West-Overijssel, waarin elf gemeenten, de provincie, waterschappen, netbeheerders en maatschappelijke partners samenwerken aan de energietransitie. Zwolle vervult hierbij de rol van contractpartner en kasbeheerder.

Voor de Energietafel W-O draait het in 2026 en daarna om het realiseren van de opgaven uit de Samenwerkingsagenda Energie W-O, die begin 2026 door alle partners wordt vastgesteld. Onderwerpen in deze Samenwerkingsagenda zijn onder meer warmte, netwerk, energie & ruimte, monitoring en participatie. Voor ieder onderwerp is beschreven aan welke (deel)opgaven de energieregio de komende jaren gezamenlijk werkt, wat het beoogde resultaat is en hoe dit wordt aangepakt. De opgaven in de Samenwerkingsagenda maken deel uit van een grotere opdracht voor heel Overijssel. De energieregio West-Overijssel werkt daarom samen met de energieregio Twente.

De regionale samenwerking wordt georganiseerd vanuit de werkorganisatie Energietafel W-O. Deze bestaat uit de Ambtelijke Energietafel, het communicatieplatform en het Kernteam. Het Kernteam is de centrale spil en bestaat uit een programmamanager, een programmasecretaris, een communicatieadviseur en thematrekkers voor Warmte, Netwerk en Energie & Ruimte. Verder zijn er verschillende projectleiders betrokken bij diverse projecten.

Het Kernteam stemt elke twee weken af over aanpak en proces en bespreekt daarbij de voortgang. Partners worden afgestemd via de Ambtelijke Energietafel (ambtelijke vertegenwoordiging van de partners) en de Bestuurlijke Energietafel (bestuurlijke vertegenwoordiging van de partners). De Stuurgroep (met afgevaardigden van de Bestuurlijke Energietafel) bewaakt de voortgang en het proces. Maatschappelijke partners zijn vertegenwoordigd in de Adviesgroep. De vraagstukken rondom de verschillende opgaven worden in de diverse gremia geagendeerd.

Jouw profiel

• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en ervaring met het organiseren van overleggen en bijeenkomsten.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.
• Je schakelt makkelijk met verschillende partijen en blijft flexibel en proactief bij veranderende omstandigheden.
• Je herkent je in het profiel van een spin in het web en houdt overzicht in complexe samenwerkingen.
• Een gezonde dosis humor wordt gewaardeerd binnen het team.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal MBO-niveau
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 10 jaar als (programma)secretaris of in een vergelijkbare functie binnen een overheidsorganisatie, gemeenschappelijke regeling of een samenwerkingsverband tussen meerdere publieke of semipublieke organisaties, waarbij je bestuurlijke gremia zoals stuurgroep, directie, bestuur of college hebt ondersteund

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de regio West-Overijssel en bent bekend met een deel van de betrokken partners in de energieregio W-O; dit is expliciet toegelicht in jouw werkervaring
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met onderwerpen uit de energietransitie
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het werken voor bestuurlijke gremia; dit is expliciet toegelicht in jouw werkervaring
• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau