Assistent Programmamanager

Functieomschrijving

Voor Gemeente Amsterdam zoeken wij een Assistent Programmamanager. De wereld van de afvalinzameling is volop in beweging. Het moet beter en duurzamer. Je werkt aan uitdagingen zoals de stadsbrede uitrol van inzamelcontainers voor GFE (groente/fruit/etenswaren), het optimaliseren van inzamelroutes en het verbeteren van de karton- of grof afvalinzameling. In de afvalplannen zijn al deze opgaven opgenomen, en jij helpt nieuwe werkprocessen en producten te implementeren binnen de uitvoeringsorganisatie. Dit vraagt draagvlak en verandering in de bestaande organisatie; een uitdaging waar je energie van krijgt. De projecten zijn divers en dynamisch en vinden plaats in de verschillende stadsdelen.

Je ondersteunt programmamanagers gebied bij de uitvoering van het afvalplan per stadsdeel. Je vervult een cruciale rol in het plannen, organiseren en faciliteren van alles wat nodig is om het programma en de projectleiders optimaal te ondersteunen. Als assistent programmamanager voer je operationele taken uit, bewaak je het overzicht, bereid je agenda’s en bespreekpunten/issues voor, houd je de programmaplanning en fasering scherp en signaleer je knelpunten. Binnen het programmateam ben jij de rechterhand en sparringpartner van de programmamanager. Je neemt proactief werk uit handen, en zorgt voortdurend voor structuur en overzicht. Met jouw enthousiasme inspireer je collega’s en andere betrokkenen, en je deelt graag jouw kennis en ervaring met je omgeving. Op deze manier draag je bij aan een schone en duurzame stad waar het prettig wonen, werken en recreëren is.

• Je bereidt meetings en bespreekpunten inhoudelijk voor en zorgt voor de juiste verslaglegging.
• Je organiseert bijeenkomsten en vergaderingen en zorgt samen met het programmateam voor inzicht in de overall programmaplanning, zodat de projectplanningen van de projectleiders tot een integrale programmaplanning leiden.
• Je houdt het overzicht over het programma, bewaakt de voortgang en signaleert knelpunten en afwijkingen. Je verzorgt zo nodig ook de financiële en inkoopprocessen.
• In samenwerking met de projectleider stel je concept projectdocumenten en voortgangsrapportages op, bewaak je de uitputting van het projectbudget en bereid je besluitvorming voor in overleg met de programmamanager.
• Je onderhoudt op operationeel niveau de contacten met stakeholders van het programma, beantwoordt vragen en levert gevraagde informatie.
• Je legt en bewaakt verbindingen met andere projecten en programma’s.

Competenties

• Omgevingsbewustzijn: Expert
• Relatiebeheer: Expert
• Stressbestendig: Expert
• Flexibel gedrag: Expert
• Analytisch vermogen: Expert
• Onderhandelen: Expert

Organisatie
Je komt te werken binnen een gemeentelijke organisatie die bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters zijn Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. Elk cluster heeft expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk oppakken. Clusters bieden ook directe ondersteuning aan bewoners, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen richten zich onder andere op de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat hun werkzaamheden aansluiten bij de behoeften in hun stadsdeel en het beleid voor de hele stad. Meer informatie over deze gemeentelijke organisatie vind je op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever
Binnen de gemeente werkt de directie Afval en Grondstoffen aan een duurzame en efficiënte afvalketen. Vanuit deze directie zorgt de afdeling Beleid, Strategie en Projecten, waar jij onderdeel van bent, voor de beleidsvorming en -realisatie. Samen met ruim vijftig collega’s, waaronder strategen, programmamanagers, projectleiders en projectmedewerkers, werk je aan de uitrol van concrete programma’s en projecten. Er wordt graag met elkaar gespard en collega’s staan voor elkaar klaar. Zo kom je samen tot de juiste aanpak en draag je bij aan optimale afvalscheiding en inzameling, prettige dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering. Hierbij wordt steeds nauw samengewerkt met interne en externe stakeholders, zoals stadsdelen, bewoners en bedrijven.

Jouw profiel

• Je hebt aantoonbare ervaring met het ondersteunen van project- of programmamanagers.
• Je werkt gestructureerd, weet overzicht te houden en bent proactief in het signaleren van knelpunten.
• Je hebt uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Je bent stressbestendig, flexibel en beschikt over een sterk analytisch vermogen.
• Je werkt graag samen met verschillende collega’s en stakeholders.