Coordinator Subsidiebureau

Functieomschrijving

Voor Gemeente Zutphen zoeken wij een Coordinator Subsidiebureau.
In deze functie combineer je twee verschillende rollen: ongeveer 75% van je tijd besteed je aan de rol van subsidiecoördinator uitgaande subsidies en 25% aan de nieuwe rol van subsidiecoördinator inkomende subsidies. Hieronder lees je wat deze rollen inhouden.

Als subsidiecoördinator uitgaande subsidies ben jij de spil tussen subsidieaanvragers en de gemeentelijke organisatie. Je bewaakt de toegang tot publieke middelen door elke binnenkomende aanvraag vanaf het eerste contactmoment te toetsen op juridische, financiële en beleidsmatige randvoorwaarden. Hierdoor zorg je ervoor dat alleen complete en kansrijke aanvragen bij de juiste collega’s terechtkomen. Jij zet beschikkingen klaar en laat deze toetsen door de betrokken beleidsambtenaar, zodat beleidsambtenaren worden ontlast. Je waarborgt de rechtmatigheid en transparantie van het subsidietraject door de Algemene wet bestuursrecht en lokale subsidieregelingen consistent toe te passen en alle stappen zorgvuldig in het zaaksysteem vast te leggen. Dit zorgt voor een stevig en controleerbaar besluitvormingsproces.

Naast deze controlerende taak bied je hoogwaardige dienstverlening aan medewerkers van het subsidiebureau. Je zorgt voor duidelijke ontvangstbevestigingen, snelle terugkoppeling over ontbrekende stukken en helderheid over doorlooptijden. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor aanvragers en bouwt duurzame relaties op met maatschappelijke partners, waarmee je ook het imago van de gemeente versterkt. Door dossiers te registreren en te monitoren lever je waardevolle stuurinformatie, bijvoorbeeld over doorlooptijden, budgetverdeling en maatschappelijke trends. Zo stel je bestuur en beleid in staat tijdig bij te sturen.

Procesverbetering en digitalisering zijn belangrijke onderdelen van je werk. Je evalueert periodiek werkprocessen, formats en veelgestelde vragen, initieert automatiseringskansen zoals webformulieren met automatische validatie en stroomlijnt de samenwerking tussen juristen, beleidsadviseurs en ICT. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van het subsidiebeleid. Daarnaast stel je conceptbeschikkingen juridisch correct en inhoudelijk sluitend op, en bespreek je twijfelgevallen direct met inhoudelijke collega’s. Op deze manier draag je bij aan een betrouwbaar, klantgericht en efficiënt subsidieproces dat maatschappelijk rendement maximaliseert en bestuurlijke risico’s minimaliseert.

In de rol van subsidiecoördinator inkomende subsidies versterk je de gemeente door actief externe financieringskansen te signaleren, benutten en vertalen naar concrete projecten. Je vormt de schakel tussen gemeentelijke ambities en het provinciale, nationale en Europese subsidieveld. Met jouw kennis van actuele beleidsprioriteiten zoals leefbaarheid, energietransitie, cultuurhistorisch erfgoed en duurzame mobiliteit, koppel je gemeentelijke initiatieven aan passende subsidieregelingen. Zo vergroot je de financiële armslag van de gemeente en versnel je de realisatie van beleidsdoelen, terwijl je interne capaciteit ontlast.

Je werft niet alleen subsidies, maar fungeert ook als strategisch adviseur voor programmamanagers en projectleiders. Je toetst projectideeën op subsidiabiliteit, scherpt doelen en begrotingen aan en adviseert over partnerschappen. Je kunt het volledige aanvraagproces verzorgen: van het identificeren van regelingen tot het schrijven van aanvragen, het verzamelen van bewijsstukken en het afstemmen van bestuurlijke besluitvorming.

Na toekenning bewaak je de naleving van subsidievoorwaarden en informeer je projectteams over rapportage- en administratieve verplichtingen. Zo draag je bij aan een betrouwbaar, duurzaam en effectief subsidiebeheer.

Verder kun je bijdragen aan:
1. Het vernieuwen van verordeningen en omzetten van thematafels in verordeningen en beleidsregels.
2. Ontwikkelen van een nieuwe opzet voor het B&W-voorstel en meedenken over wensen en voorbereidende besprekingen met collegeleden.
3. Beleidsmedewerkers actief informeren over relevante wet- en regelgeving, controleverklaringen, zaaktypes en het begeleiden van nieuw personeel.
4. Goede afstemming van taken tussen subsidiebureau en financiën, bijvoorbeeld rond meerjarige betalingen en SISA.
5. Het in kaart brengen van de gevolgen van het staatssteunregister voor het werk van het subsidiebureau.
6. Het actueel houden van website, sjablonen en zaaktypes.
7. Ondersteunen bij subsidieaanvragen bij provincie of andere organisaties en vastleggen van de rol van het subsidiebureau hierin.
8. Bespreken en verbeteren van termijnen rondom subsidieaanvragen en -vaststellingen, zowel extern als intern.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in Bestuurskunde, Rechten of Finance & Control.
• Je hebt relevante ervaring met subsidietrajecten en/of (semi-)publieke financieringsregelingen.
• Het is een pre als je:
  • Kennis hebt van de Awb-regels rondom subsidies.
  • Ervaring hebt met subsidieaanvragen bij provinciale, nationale of Europese fondsen.
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden en weet complexe vraagstukken helder en overtuigend te verwoorden.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en signaleert tijdig onvolledigheden of risico’s in dossiers en processen.
• Je bent procesgericht: je bewaakt doorlooptijden, stelt prioriteiten en houdt overzicht, ook als er meerdere trajecten tegelijk lopen.
• Je werkt prettig samen en schakelt soepel tussen financiële en beleidscollega’s.
• Je bent omgevingsbewust en volgt actief ontwikkelingen en trends binnen het subsidiebeleid. Je signaleert kansen voor procesverbetering en optimalisatie van formats en werkwijzen.
• Je hebt ervaring met projectmatig werken binnen (semi)publieke organisaties en voelt je comfortabel in een bestuurlijke context.
• Je beschikt over sterke analytische vaardigheden en legt snel en scherp de verbinding tussen beleidsambities en subsidiecriteria.
• Je bent resultaatgericht en gefocust op het succesvol verwerven van middelen en het structureel versterken van de financiële armslag.

Competenties

• Aanpassingsvermogen
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren

Organisatie

De gemeente Zutphen staat bekend om passie, ondernemerschap en creativiteit. Zij omarmen duurzaamheid en inspiratie en koesteren hun rijke verleden met trots. Goede dienstverlening staat centraal en zij stimuleren betrokkenheid en samenwerking binnen de Zutphense samenleving.
Werken voor deze gemeente betekent werken in een prachtige en inspirerende omgeving, omringd door een historische middeleeuwse binnenstad, de IJssel, de Berkel, vele vijvers en grachten, diverse wijken, parken en het dorp Warnsveld.
Binnen een gemeente werk je in een politiek-bestuurlijke omgeving, waarin je te maken krijgt met wisselende prioriteiten en samenwerkt met verschillende groepen mensen. Je hebt de verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met publieke middelen en soms je weg te vinden in complexe procedures. Wat je doet draagt vaak direct bij aan de Zutphense samenleving.
Zutphen zet in op diversiteit en inclusie. Het maakt niet uit waar je geboren bent, waarvoor je kiest, van wie je houdt, wat je fysieke kenmerken zijn, hoe oud je bent, wat je gender is of wat je culturele achtergrond is. Zij zijn benieuwd naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor de gemeente.