Functieomschrijving
Voor Universiteit van Amsterdam zoeken wij een Procesimplementatiemanager. Je werkt aan de implementatie van een nieuwe, instellingbrede werkwijze voor plannen en roosteren bij de opdrachtgever. Deze werkwijze raakt meerdere faculteiten, opleidingen en ondersteunende diensten. Je zorgt voor een zorgvuldige implementatie van nieuwe procesafspraken en werkwijzen.Je draagt bij aan het programma Plannen & Roosteren, dat werkt aan een uniforme en toekomstbestendige inrichting van onderwijslogistieke processen op het gebied van planning, roostering en capaciteitsgebruik. In dit programma ligt de focus op het verbeteren van samenwerking tussen faculteiten en diensten, het vergroten van transparantie in besluitvorming en het realiseren van efficiëntere inzet van onderwijsruimtes en roostercapaciteit.
Binnen het programma worden opdrachtgever-brede procesafspraken ontwikkeld en gefaseerd geïmplementeerd binnen de verschillende faculteiten. De implementatie wordt aangestuurd door het kernteam Plannen en Roosteren, waarin jij als Procesimplementatiemanager (PIM) verantwoordelijk bent voor de projectmatige implementatie en borging van nieuwe procesafspraken binnen faculteiten en diensten. Je opereert in een bestuurlijk complexe organisatie met meerdere stakeholders en besluitvormingslagen.
Doel van de opdracht
Het is jouw verantwoordelijkheid om opdrachtgever-brede kaders en procesafspraken rondom plannen en roosteren projectmatig te implementeren en deze werkwijze te borgen binnen faculteiten en ondersteunende diensten. Je vertaalt bestuurlijke besluiten naar werkbare processen in de praktijk.
Resultaten / Deliverables
Je realiseert de volgende concrete resultaten:
- Projectmatige implementatie van procesafspraken binnen betrokken faculteiten.
- Inrichten en begeleiden van implementatieteams binnen faculteiten en diensten.
- Voorbereiden en begeleiden van besluitvorming in governance-overleggen.
- Periodieke rapportage over voortgang, risico’s en afhankelijkheden richting kernteam en governance.
- Borging van nieuwe werkwijzen in processen, samenwerking en monitoring.
- Inrichten en benutten van monitoring, evaluatie en bijsturing van de implementatie.
Rol en werkzaamheden
Je bent verantwoordelijk voor het projectmatig aansturen van de implementatie van kaders en procesafspraken en je fungeert als primair aanspreekpunt voor de proceskant van het traject.
Je werkzaamheden omvatten onder andere:
- Projectmatig aansturen van procesimplementatiemanagers binnen faculteiten.
- Coördineren en ondersteunen van facultaire implementatieteams.
- Voorbereiden en begeleiden van overleggen en besluitvorming.
- Bewaken van scope, planning, afhankelijkheden en kwaliteit.
- Signaleren van risico’s en knelpunten en initiëren van mitigerende maatregelen.
- Rapporteren over voortgang richting kernteam en governance.
- Bijdragen aan communicatie, training en implementatieondersteuning.
- Ondersteunen van monitoring en PDCA-cycli.
De functie is hybride uit te voeren.
Jouw profiel
Je beschikt over aantoonbare ervaring met projectmatige implementaties in complexe organisaties. Je weet bestuurlijke besluiten te vertalen naar praktische processen en hebt affiniteit met onderwijslogistieke veranderingen. Je communiceert helder met verschillende stakeholders, bewaakt voortgang en bent gericht op het behalen van duurzame resultaten.
Functie eisen
- Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau. Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als projectmanager of verandermanager in complexe organisaties. Daarnaast heb je minimaal 5 jaar ervaring met procesimplementatie en ketensamenwerking binnen het hoger onderwijs. Je hebt aantoonbare ervaring met governance, besluitvorming en bestuurlijke verhoudingen. Je bent ervaren in het aansturen van organisatiebrede implementatietrajecten en je hebt het vermogen om meerdere deeltrajecten gelijktijdig te sturen. Ervaring met procesimplementaties binnen onderwijsinstellingen is een pré, net als ervaring met processen rondom plannen, roosteren en onderwijslogistiek. Daarnaast is ervaring met Lean-methodieken of vergelijkbare procesverbetering een plus. Je beschikt over kerncompetenties zoals proces- en ketenexpertise, stakeholder- en omgevingssensitiviteit, projectmatig sturen, samenwerkingsgericht leiderschap en resultaatgerichtheid.
