Functieomschrijving
Voor Gemeente Zwolle zoeken wij een Kwartiermaker. Je draagt bij aan het realiseren van een juiste balans tussen continuïteit, een goede basis en wendbaarheid binnen het Regio Zwolle Bureau, zowel intern als extern. Je onderzoekt de bedrijfsvoering, levert een ontwerp voor de inrichting van het Regio Zwolle Bureau op, implementeert onderdelen van het ontwerp en pakt deels uitvoerend werk op.Jouw werkzaamheden zijn:
- Je werkt in opdracht van de secretaris-directeur van Regio Zwolle en stemt af met collega’s van het Regio Zwolle Bureau, maar zorgt ook voor afstemming met de organisatieadviseur, financiën en business control van de gemeente Zwolle.
- Je voert onderzoek uit, levert een ontwerp op, implementeert onderdelen en neemt uitvoerende taken op je.
Na de onderzoeksfase en je kennismaking met het Regio Zwolle Bureau, wordt van je verwacht dat je een ontwerp oplevert dat oplossingen biedt voor:
- Een duidelijke organisatie-inrichting van het Regio Zwolle Bureau, zowel intern als extern;
- Een inrichting die zorgt voor een solide basis op het gebied van financiën, inkoop, opleiding en ontwikkeling, personele inzet (zoals externe inhuur) en kwaliteitsmanagement, waarbij wendbaarheid behouden blijft;
- Rolduidelijkheid en heldere verhoudingen binnen het Regio Zwolle Bureau én met samenwerkingspartners extern;
- Een structuur waarin de secretaris-directeur als enige hiërarchisch leidinggevende optreedt en het mandaat heeft voor ondertekening van overeenkomsten; de secretaris-directeur moet op korte en lange termijn diens externe rol goed kunnen vervullen;
- Een managementstructuur waarin de secretaris-directeur zich kan richten op eindverantwoordelijkheid, strategie en de externe rol richting regionale partners;
- Verduidelijking van de verbinding met de gemeente Zwolle en wanneer die verbinding niet mogelijk, haalbaar of gewenst is.
Op basis van jouw ontwerp inventariseer je samen met de secretaris-directeur van Regio Zwolle en de organisatieadviseur van de gemeente Zwolle welke vervolgstappen nodig zijn voor de implementatie. Het implementeren van (delen van) het ontwerp is onderdeel van jouw rol.
Daarnaast pak je uitvoerend werk op om de secretaris-directeur en programmamanagers van Regio Zwolle op korte termijn te ontlasten. Je werkzaamheden bestaan daarbij uit:
- Implementatie van het besluit dat Regio Zwolle een regieafdeling is van de gemeente Zwolle, inclusief:
- Verbinding zoeken, organiseren en implementeren met de gemeente Zwolle op het gebied van overheaddiensten;
- Expliciet maken wanneer Regio Zwolle afwijkt van de werkwijze van de gemeente Zwolle en zo nodig het proces van besluitvorming begeleiden.
- Financieel management (basis op orde)
- Voortgangsrapportages en verantwoording verzorgen;
- Regiobegroting (financiële paragraaf) opstellen;
- Opstellen van meerjarige begrotingen en financiële strategie (in samenwerking met het netwerk, dus extern);
- Het maken van financiële afspraken met partners.
- Kwaliteitsmanagement
- Voortgangsrapportages verzorgen;
- Optimaliseren van de PDCA-cyclus.
Het is mogelijk dat uit het door jou opgeleverde ontwerp een structurele rol voortkomt, waarvoor jij mogelijk in aanmerking kunt komen.
Competenties
- Analytisch vermogen
- Je beschikt over sterk ontwikkelde analytische vaardigheden. Je kunt complexe vraagstukken snel doorgronden, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken en onderliggende patronen, risico’s en kansen scherp identificeren. Je verbindt beleid, organisatiedynamiek en inhoudelijke expertise en komt tot weloverwogen, onderbouwde conclusies.
- Je bent in staat te schakelen tussen onderzoek en advies, en vertaalt dit naar de praktijk. Je adviseert, geeft richting en zet strategische adviezen om in praktische, uitvoerbare stappen. Je neemt het Regio Zwolle Bureau hierin mee.
- Leiderschap, daadkracht en probleemoplossend vermogen
- Je toont leiderschap in het oplossen van problemen. Je kunt complexe problemen ontleden, alternatieven afwegen en duurzame oplossingen realiseren. Je neemt verantwoordelijkheid, stemt af, durft besluiten te nemen en houdt oog voor kwaliteit in het Regio Zwolle Bureau.
- Samenwerken, verbinden en intern netwerken
- Je bouwt actief aan relaties binnen het Regio Zwolle Bureau en de gemeente Zwolle en weet deze effectief met elkaar te verbinden. Je signaleert waar samenwerking versterkt kan worden, treedt op als katalysator en creëert draagvlak door belangen bijeen te brengen.
- Structuur aanbrengen
- Je creëert overzicht in complexe processen, maakt gestructureerde plannen en borgt duidelijke afspraken en voortgang.
- Organisatiekundig & organisatiesensitief
- Je begrijpt bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen en bent gevoelig voor politieke en maatschappelijke signalen. Je vertaalt deze naar wat het betekent voor Regio Zwolle en het Regio Zwolle Bureau.
- Financieel onderlegd
- Je beschikt over een solide financiële basis. Je kunt begrotingen, businesscases, scenario's en financiële rapportages goed interpreteren en benutten.
Organisatie
Je merkt dat in Zwolle het leven beter wordt als er wordt samengewerkt met inwoners, ondernemers en partners in de stad. De stad scoort hoog op kwaliteit van leven. Inwoners hebben een groot hart voor de stad, houden van het groen, werken en ondernemen met plezier en voelen zich veilig. Er wordt uitgekeken naar een toekomst met meer dan 160.000 inwoners. De missie is om de brede welvaart te behouden en te versterken door unieke talenten samen te brengen en de passie voor de stad en haar inwoners te delen.
In Zwolle krijg je ruimte om jezelf te ontwikkelen, je interesses en vaardigheden te verkennen en vrijheid te ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. Je komt terecht in een organisatie waar iedereen elkaar waardeert, accepteert en respecteert. Diversiteit verrijkt de organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt.
Jouw profiel
- Je beschikt over relevante ervaring op het gebied van organisatie-inrichting, verandermanagement en/of het optimaliseren van bedrijfsvoering binnen complexe samenwerkingsverbanden.
- Je hebt ervaring met financieel management en kwaliteitsmanagement.
- Je hebt affiniteit met publieke organisaties en begrijpt het bestuurlijke speelveld.
- Je bent communicatief sterk, verbindend en resultaatgericht.
Functie eisen
- Je hebt minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijf jaar met onderzoek en het maken van een ontwerp voor een organisatie-inrichting, ondersteund door concrete voorbeelden uit jouw werkervaring.
- Je beschikt over aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren daarvan.
- Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met een financieel gerelateerde opdracht, waarbij je de inhoud van de opdracht kunt toelichten met concrete voorbeelden.
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als kwartiermaker, programmamanager of projectmanager bij een overheidsinstelling.
Functie wensen
- Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een netwerkorganisatie of samenwerkingsverband
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren hiervan bij een gemeente
- Je stelt jezelf voor in een korte persoonlijke motivatie waarin je uitlegt waarom jouw ervaring en competenties jou geschikt maken voor deze opdracht
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het optimaliseren van een PDCA-cyclus bij een gemeente
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren daarvan bij een overheidsinstelling
