Functieomschrijving
Voor de opdrachtgever zoeken wij een Medewerker Bedrijfsbureau A. Je ondersteunt het Project Controls-team van de opdrachtgever bij diverse project gerelateerde administratieve taken. Je werkt aan het opstellen van notulen van vergaderingen, het bijwerken van de SharePoint-site van Project Controls, het doorsturen van documenten ter goedkeuring en het assisteren bij de rapportage over de voortgang van het project.- Je notuleert vergaderingen van de Project Controls-groep.
- Je volgt openstaande actiepunten uit vergaderingen op.
- Je voert administratieve taken uit rondom het veranderingsmanagementproces, zoals:
- Je werkt de SharePoint-site bij met ingediende documenten.
- Je houdt notulen bij van de Change Management Committee.
- Je stuurt goedgekeurde wijzigingen door in DocuSign.
- Je slaat volledig ondertekende wijzigingsdocumenten op in SharePoint.
- Je assisteert bij wekelijkse en maandelijkse rapportages en het dashboard:
- Je coördineert input, beoordeelt wekelijkse en maandelijkse rapportages en verspreidt deze.
- Je zorgt dat de distributielijsten voor rapportages correct en actueel blijven.
- Je stelt een rapportagekalender en bijbehorende inventaris op.
- Je volgt openstaande acties op.
- Je slaat definitieve rapporten op in een gemeenschappelijke opslagplaats.
- Je handhaaft de rapporten, vooral na beoordeling en publicatie.
- Je uploadt en beheert documenten die ter goedkeuring worden doorgestuurd in DocuSign.
- Je ontwikkelt een Power BI-dashboard voor rapportagedoeleinden.
- Je voert ad-hoc taken uit zoals vereist door het Project Controls-team.
Jouw profiel
- Je hebt oog voor detail.
- Je bent flexibel en kunt goed omgaan met een veranderende werkomgeving.
- Je voert taken binnen afgesproken termijnen uit en levert snel resultaat.
- Je presteert goed in een dynamische omgeving met hoge werkdruk.
- Je beschikt over kennis van Office-pakketten, Power BI en SharePoint.
- Je kunt samenwerken met en indien nodig aansturen van diverse belanghebbenden die informatie verstrekken.
- Je beheerst zowel de Nederlandse als Engelse taal.
- Voor kandidaten in loondienst geldt dat je beschikt over VCA Basis-certificering.
Functie eisen
- Je hebt kennis van Office-pakketten, PowerBI en SharePoint
- Je beschikt over goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
Functie wensen
- Het is een pre als je kennis hebt van Office-pakketten, PowerBI en SharePoint
- Je beheerst zowel de Nederlandse als de Engelse taal
