Contractbeheerder

Functieomschrijving

Voor Gemeente Enschede zoeken wij een Contractbeheerder.
Contractmanager sociaal domein - Gemeente Enschede

Doel van de functie
Binnen de afdeling van de opdrachtgever is dit een nieuwe functie. Op dit moment vervullen vier contractmanagers binnen de afdeling ook de contractbeheer taken. Jouw rol helpt om onderscheid te maken tussen contractmanagement en contractbeheer. Je werkt actief mee aan het vormgeven van de functie contractbeheer.

In deze functie zorg je voor volledig, actueel en betrouwbaar contractbeheer binnen het sociaal domein. Jij borgt rechtmatigheid, kwaliteit en transparantie van contractinformatie en ondersteunt de contractmanager, Realisatie- en Verificatieverantwoordelijke (RVV) en beleidsteams met tijdige en juiste gegevens.

Een belangrijk onderdeel van jouw rol is het opstellen, registreren en beheren van maatwerkcontracten voor individuele inwoners. Hierbij bewaak je de aansluiting tussen beleidskaders, uitvoeringsafspraken en administratieve processen. Je biedt daarnaast ondersteuning bij voortgangsgesprekken met aanbieders.

Positionering
Je maakt deel uit van het contractteam Sociaal Domein (CM–RVV–CB). Je werkt nauw samen met:
– Contractmanager Sociaal Domein
– RVV / inhoudelijke experts
– Inkoop
– Administratie en control
– Beleidsadviseurs en uitvoeringsafdelingen
– Externe zorgaanbieders

Kernverantwoordelijkheden

• Zorgen voor een actueel, compleet en toegankelijk contractdossier, inclusief maatwerkcontracten.
• Beheren van looptijden, termijnen, signaleringen en verplichtingen.
• Registreren en verwerken van mutaties, wijzigingen en maatwerkafspraken.
• Zorgdragen voor correcte en rechtmatige verwerking van maatwerkcontracten voor inwoners.
• Onderhouden van het contractbeheersysteem (CMS) en borgen van datakwaliteit.
• Tijdig voorzien van informatie aan contractmanager, RVV en interne stakeholders.
• Ondersteunen bij audits, controles en rechtmatigheidsverantwoording.
• Bijdragen aan het continu verbeteren van contractbeheerprocessen.

Kerntaken
1. Contractregistratie en dossierbeheer

• Alle contractgegevens vastleggen in het CMS, inclusief maatwerkafspraken en tariefbepalingen.
• Controleren op volledigheid van contractdossiers, bijlagen, correspondentie en juridische documenten.
• Archiveren conform gemeentelijke en AVG‐richtlijnen.

2. Opstellen en beheren van maatwerkcontracten

• Opstellen en registreren van maatwerkcontracten in samenwerking met RVV, beleidsadviseurs en uitvoering.
• Bewaken van consistentie, rechtmatigheid en aansluiting op beleidskaders (Wmo, Jeugdwet, participatie).
• Vertalen van individuele ondersteuningsafspraken naar duidelijke, toetsbare contractdocumenten.
• Verwerken van wijzigingen zoals tariefaanpassingen, looptijd of inzetvarianten.

3. Informatievoorziening en rapportage

• Leveren van actuele contractdata, KPI-overzichten en statusinformatie.
• Aanleveren van gegevens voor prestatiegesprekken, evaluaties en monitoring.
• Voorbereiden en registreren van contractgesprekken (agenda, notities, acties).

4. Ondersteuning bij audits en rechtmatigheid

• Aanleveren van documentatie voor interne en externe audits.
• Controleren op naleving van wet- en regelgeving en gemeentelijke richtlijnen.
• Borgen van rechtmatige uitvoering van maatwerkcontracten.

5. Afstemming binnen organisatie

• Verbinden van contractbeheer met administratie, finance, beleid en uitvoering.
• Signaleren van knelpunten in contractadministratie en voorstellen van verbeteringen.
• Ondersteunen van implementatie van nieuwe afspraken of werkwijzen.

Competenties (Enschede-specifiek)

• Nauwkeurigheid en datagedreven werken – Je borgt rechtmatigheid en kwaliteit.
• Bestuurlijke en juridische sensitiviteit – Je begrijpt hoe besluiten doorwerken in het sociaal domein.
• Samenwerkingsgericht – Je schakelt makkelijk tussen contractmanager, RVV, beleid en aanbieders.
• Analytisch vermogen – Je signaleert patronen, afwijkingen en risico’s.
• Organisatie- en procesbewustzijn – Je begrijpt ketens, systemen en beleidskaders.
• Proactief signaleren – Je herkent knelpunten vroegtijdig en deelt deze.

Resultaatgebieden

• Je levert een volledig, betrouwbaar en actueel contractdossier op.
• Je waarborgt rechtmatige verwerking van maatwerkcontracten.
• Je zorgt voor tijdige en correcte signalering van kritieke data.
• Je ondersteunt de contractmanager en RVV efficiënt.
• Je realiseert een transparante en controleerbare contractadministratie.
• Je levert aantoonbaar een bijdrage aan grip op kosten, kwaliteit en prestaties binnen het sociaal domein.

Wie ben jij?
Je bent nauwkeurig, analytisch sterk en weet goed het overzicht te bewaren. Je schakelt makkelijk tussen interne collega’s en externe zorgaanbieders. Je werkt graag met cijfers, systemen en processen en hebt oog voor de maatschappelijke impact van jouw werk.

Verder heb je:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting sociaal juridisch, bestuurskunde of bedrijfskunde.
• Kennis van de Wmo 2015 en Jeugdwet of bent bereid dit snel eigen te maken.
• Ervaring met contractbeheer of data-analyse is een pré.
• Goede vaardigheden in systemen zoals i-Sociaal Domein, Suite, Excel.
• Sterke communicatieve en samenwerkingsvaardigheden.