Medewerker Bestuurssecretariaat

Functieomschrijving

Voor Gemeente Doesburg zoeken wij een Medewerker Bestuurssecretariaat. Door jouw onmisbare ondersteuning van de burgemeester en wethouders draag je bij aan Doesburg.

Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, drie wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Doesburg. Jij weet precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af. Je maakt een goede inschatting van prioriteiten, weet wanneer je vragen in de organisatie uit moet zetten en behoudt onder alle omstandigheden het overzicht. Jij ziet wat er moet gebeuren zonder dat daarom wordt gevraagd.

Je zorgt voor secretariële en administratieve ondersteuning. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Je hoort en ziet veel en weet wanneer het daarbij moet blijven. Je werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en jullie vervangen elkaar wanneer nodig.

Je staat in nauw contact met het bestuur, de rest van de organisatie en met externe partijen. Je bent het eerste aanspreekpunt om interne en externe afspraken te maken en je weet goed je weg te vinden in het agendabeheer. Informatiestromen controleer en stroomlijn je. Je ontvangt afspraken gastvrij en professioneel. Voor vergaderingen ga je geordend te werk, verzamel je stukken en stel je de agenda op. Ook voor bestuurlijke en representatieve aangelegenheden ben jij inzetbaar bij de voorbereiding en begeleiding. Kortom: je verricht alle werkzaamheden die binnen een bestuurssecretariaat verwacht worden.

Jouw taken:

• Je verzorgt complex agendabeheer voor B&W en de gemeentesecretaris.
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
• Je zorgt ervoor dat collega’s op de juiste tijd de juiste stukken aanleveren in ibabs.
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en opvolgen van afspraken en besluiten van het college.

Jij bent
Je bent een representatieve en proactieve persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit. Je stelt goed prioriteiten, bewaakt grenzen en legt verbanden. Je hebt een natuurlijk gevoel voor verhoudingen. Je bent servicegericht, attent, flexibel en kunt goed omgaan met de vertrouwelijkheid die deze functie met zich meebrengt. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Organiseren en plannen is helemaal jouw ding. Het bestuur kan blindelings op jou vertrouwen en weet dat het werk bij jou in goede handen is. Afwachten? Daar houd je niet van. Je houdt wél van aanpakken.

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Kritisch
• Plannen en organiseren

Organisatie
Doesburg, gelegen op het drielandenpunt van Achterhoek, Veluwe en Liemers, staat bekend om haar prachtige, gerestaureerde historische binnenstad en vestingwerken. Daarnaast is Doesburg een stad aan het water met haar ligging aan de IJssel en Oude IJssel. De stad koestert kunst, cultuur en toerisme en streeft ook naar het bevorderen van bedrijvigheid en werkgelegenheid.

De gemeente telt ongeveer 11.500 inwoners en zet zich in voor hun leefomgeving. Het behoud van het bestaande voorzieningenniveau en het bevorderen van participatie door burgers aan het maatschappelijk leven staan centraal.

Doesburg is uniek dankzij de historische binnenstad, kleinschalige woonwijken, de ligging in het groen en de band met het water. Bij nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen wordt zorgvuldig rekening gehouden met deze bestaande waarden. Persoonlijke vrijheid, ontplooiing van individuele talenten en eigen verantwoordelijkheid zijn gekoppeld aan onderlinge verbondenheid en collectieve verantwoordelijkheid. Doesburg streeft naar een sociale gemeente waarin solidariteit centraal blijft staan.

De organisatie kent een platte structuur, gebaseerd op integraal management en zelfsturende afdelingen. Ongeveer 110 mensen zijn werkzaam bij de gemeente. Het management stuurt veertien zelfsturende teams op afstand aan door middel van taakstellingen en plannen. Via managementrapportages voorzien de teams het management van sturingsinformatie. De bedrijfsvoering is gericht op het efficiënt sturen en beheersen van de bedrijfsprocessen.