Functieomschrijving
Voor Ministerie van Justitie en Veiligheid zoeken wij een Projectmanagementondersteuner. Je ondersteunt het unithoofd en de teamleiders van een van de units van de opdrachtgever. Door jouw inzet zorg je voor de continuïteit van de ondersteuning tijdens afwezigheid in het secretariaat.Jouw werkzaamheden zijn onder andere:
- Dagelijkse ondersteuning van het unithoofd en de teamleiders.
- Beheren van agenda's en mailboxen van het unithoofd en de teamleiders.
- Organiseren van overleggen, vergaderingen en het aanmelden van bezoekers.
- Ontvangen van (inter)nationale gasten.
- Reserveren van vergaderzalen en faciliteren van online meetings, bijvoorbeeld via Webex.
- Bewaken van het dagelijkse overzicht en zorgen dat zaken goed zijn voorbereid.
- Afhandelen van logistieke en facilitaire zaken.
- Fungeren als vraagbaak voor collega's.
- Afstemmen met andere management ondersteuners over de bezetting van het secretariaat, zodat er altijd iemand aanwezig is.
Competenties
- Bestuurssensitiviteit
- Plannen en organiseren
- Resultaatgerichtheid
- Omgevingsbewustzijn
- Netwerken
- Aansturen organisatie
- Motiveren
- Creativiteit
Jouw profiel
Je beschikt over de gevraagde competenties en zorgt ervoor dat het secretariaat optimaal blijft functioneren, ook tijdens tijdelijke personeelswisselingen. Je pakt proactief werkzaamheden op en bent daarbij het aanspreekpunt voor zowel het management als collega's.
Functie eisen
- Je beschikt over mbo werk- en denkniveau
- Je hebt aantoonbare ervaring als projectmanagementondersteuner
- Je hebt een goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel in woord als geschrift
Functie wensen
- Je hebt een open en vriendelijke houding en bent daarmee het visitekaartje voor de organisatie
- Je bent discreet en betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke informatie
- Je werkt gestructureerd, overzichtelijk en proactief
- Je bent zelfstandig maar ook een echte teamspeler
- Je bent omgevingsbewust, flexibel en stressbestendig
