Functieomschrijving
Voor Gemeente Utrecht zoeken wij een Directieassistent. Utrecht heeft jou nodig!In deze rol als directieassistent bij Ruimte breng je orde en overzicht in een dynamische omgeving. Je ontzorgt de directie, bewaakt agenda’s en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt samen in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor grote opgaven voor de stad aangaat.
Jouw werkzaamheden
- Je beheert de agenda van de directeur: overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen.
- Je beheert de mailbox van de directeur en het directiesecretariaat met een scherp oog voor wat echt belangrijk is.
- Je zorgt dat vergaderingen vlekkeloos verlopen: van agenda tot zaal en stukken.
- Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt lastminute paniek.
- Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen, en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in.
Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van je werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat.
Resultaat
De opdracht is afgerond wanneer het opleidings- en leiderschapsprogramma is ingepland in diverse agenda’s en de opleidingsdagen zijn verstreken.
Jouw profiel
- Je hebt een MBO+ of HBO-opleiding en werkt op HBO-niveau.
- Je beschikt over minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
- Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.
Benodigde vaardigheden en soft skills:
- Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
- Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
- Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
- Communicatief sterk: je schakelt helder tussen directie, collega’s en externe contacten.
- Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
- Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
- Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
- Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.
De gemeente Utrecht streeft naar een zo inclusief mogelijke organisatie, omdat diversiteit zorgt voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking.
Functie eisen
- Je beschikt over een MBO+ of HBO-opleiding en hebt HBO werk- en denkniveau
- Je hebt minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie
- Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands
- Je bent per direct beschikbaar
Functie wensen
- Het is een pre als je kunt aantonen dat je ervaring hebt en beschikt over de kwaliteiten om in dynamische omgevingen en voor meerdere directeuren te werken
- Je hebt ervaring als directieassistent bij een gemeente
