Functieomschrijving
Voor Omgevingsdienst Haaglanden zoeken wij een Junior DIV Medewerker. Omgevingsdienst Haaglanden is een ambitieuze en daadkrachtige overheidsorganisatie waar meer dan 250 professionals zich inzetten voor een schoon milieu, natuurbehoud en een veilige leefomgeving. Bij deze organisatie werk je dagelijks aan het verlenen van vergunningen, houden van toezicht en waar nodig handhaven. Dit vraagt om het voortdurend afwegen van verschillende belangen. Hun ambitie is om vandaag al mee te denken over de duurzame oplossingen van morgen. Je werkt als junior medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) onder begeleiding van een senior DIV-medewerker en de Recordmanager. In deze rol ondersteun je bij de uitvoering van archief- en informatietaken. Je ordent, selecteert, registreert en draagt documenten en archieven over, zowel analoog als digitaal. Je draagt bij aan lopende archiveringsprojecten en zorgt voor een correcte en volledige vastlegging van informatie volgens de geldende wet- en regelgeving (Archiefwet). Daarnaast ondersteun je bij de dagelijkse DIV-werkzaamheden, zoals het afhandelen van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning, registratie en archivering van documenten. Je bent analytisch sterk, werkt nauwkeurig en hebt affiniteit met informatiemanagement en archivering. Werkervaring in een vergelijkbare rol is een pré, maar als je vanuit een aangrenzend vakgebied wilt overstappen, krijg je daar ook de ruimte voor. Werkzaamheden- Je selecteert en inventariseert (beleids)archieven voor overdracht, vernietiging of overbrenging.
- Je registreert en ordent documenten en dossiers in het documentmanagementsysteem (DMS) of zaaksysteem.
- Je controleert de dossiervorming op volledigheid en juistheid volgens de geldende werkwijze en classificatiestructuur.
- Je behandelt informatieverzoeken van collega's en ontsluit relevante documenten.
- Je ondersteunt bij de uitvoering van vernietigingslijsten en overdrachtslijsten binnen de Archiefwet.
- Je draagt bij aan de verbetering van werkprocessen en werkinstructies rondom documentbeheer.
- Je voert administratieve taken uit rondom de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning en archivering.
- Je ondersteunt bij digitaliseringsprojecten en de migratie van analoge archieven naar digitale omgevingen.
Gevraagde expertise
Je hebt aantoonbare affiniteit met en bij voorkeur ervaring op de volgende gebieden:
- Documentaire informatievoorziening, archivering of informatiemanagement
- Selectie en inventarisatie van archieven (analoog en/of digitaal)
- Werken met gestructureerde registratie- of beheersystemen, zoals een DMS, zaaksysteem, LIMS of vergelijkbare systemen (bijv. Decos JOIN, Corsa, OpenWave)
- Kennis van of affiniteit met de Archiefwet en selectielijsten
- MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Nauwkeurig werken met gestructureerde informatiesystemen en classificatieschema's
- Affiniteit met de afhandeling van fysieke inkomende en uitgaande post, scanning en digitale verwerking van documenten
Jouw profiel
- Je bent analytisch en nauwkeurig: je signaleert inconsistenties en werkt gestructureerd.
- Je beschikt over doorzettingsvermogen: je houdt overzicht bij omvangrijke en repetitieve archieftaken.
- Je bent leergierig en adaptief: je pikt nieuwe systemen en werkwijzen snel op.
- Je werkt goed samen in een team en stelt vragen waar nodig.
- Je bent zelfstandig binnen kaders: je neemt initiatief maar vraagt tijdig om afstemming.
Functie eisen
- Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in de richting van informatiemanagement, bestuurskunde of archiefkunde
- Je hebt ervaring met het zelfstandig uitvoeren van administratieve of informatietaken
- Je beschikt over ervaring met het ordenen, registreren of beheren van documenten of dossiers
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het selecteren en inventariseren van archieven in het kader van overdracht of overbrenging. Het is een pre als je hiervan een duidelijk voorbeeld kunt geven in je cv.
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het werken in een gestructureerd registratie- of beheersysteem zoals DMS, zaaksysteem of LIMS. Vermeld dit duidelijk in je cv.
- Bij voorkeur heb je ervaring als DIV medewerker binnen of voor een Omgevingsdienst. Geef dit duidelijk aan in je cv.
