Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer

Functieomschrijving

Voor Gemeente Horst aan de Maas zoeken wij een Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer. Als Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer ondersteun je één of meerdere vakteams bij het verbeteren van de kwaliteit van hun informatiehuishouding.
Je controleert of dossiers en zaken volledig en juist zijn ingericht, zodat digitale archivering volgens de geldende richtlijnen mogelijk is.
Dankzij jouw inzet beschikken collega’s en inwoners sneller over betrouwbare informatie.
Je coacht en adviseert collega’s bij digitaal werken, bijvoorbeeld tijdens projecten zoals de implementatie van een (nieuw) zaaksysteem en de overgang naar Microsoft 365.
Daarnaast voer je kwaliteitscontroles uit, leg je bevindingen vast en rapporteer je hierover aan de leiding.
Op basis daarvan doe je concrete verbetervoorstellen.
Je krijgt energie van het verder helpen van collega’s.
Je legt rustig en praktisch uit wat nodig is, zodat teams zelfstandig nieuwe werkwijzen kunnen toepassen.
Ook bewaak je een zorgvuldige overdracht, afsluiting of vernietiging van dossiers, conform de regels.
Zo draag je direct bij aan een betrouwbare, transparante en toekomstbestendige informatievoorziening.

Jouw werkweek

Je start bijvoorbeeld met een projectoverleg over de migratie van informatie van de netwerkschijf naar Microsoft 365.
Daarna ga je met een vakteam door de bestaande bestanden: je bepaalt samen wat archiefwaardig is en hoe informatie zo wordt ingericht dat deze beter vindbaar is.
Op een andere dag werk je op locatie samen met een vakteam en help je collega’s met vragen in de applicaties.
Je stimuleert zaakgericht en digitaal werken en denkt mee over procesverbeteringen, met aandacht voor het juist opslaan en ordenen van informatie.
Ook kun je trainingen verzorgen over zaakgericht werken.
Daarnaast plan je tijd voor kwaliteitscontroles, administratie, het beantwoorden van vragen (bijvoorbeeld via Topdesk), en het verbeteren van werkinstructies en trainingen op basis van feedback.
Je vervult een afwisselende rol met zichtbare impact op de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Het team

Je werkt binnen team Informatiebeheer (onderdeel van Informatievoorziening), een gemeenschappelijk organisatieonderdeel van de gemeenten Venray en Horst aan de Maas.
Het team staat aan de vooravond van grote veranderingen: de focus verschuift van achteraf archiveren naar informatiebeheer dat vooraf goed is ingericht in de processen.
Jij speelt hierin een sleutelrol door collega’s te adviseren en te ondersteunen bij het verder op orde brengen van de informatiehuishouding.
In totaal werken ongeveer 25 collega’s in het team, met veel energie en vakmanschap aan betere informatievoorziening en dienstverlening.

Jouw profiel

• Je hebt affiniteit met informatiebeheer en digitale systemen.
• Je legt informatie helder en rustig uit aan anderen en kunt teams motiveren om hiermee zelfstandig aan de slag te gaan.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail bij het controleren en archiveren van informatie.
• Je bent proactief en denkt actief mee over procesverbeteringen.
• Je bent communicatief vaardig en werkt graag samen met verschillende collega’s en teams.