Functieomschrijving
Voor Gemeente Leiden zoeken wij een Contractbeheerder. Je werkt binnen het team Contractmanagement en bent verantwoordelijk voor het beheren en managen van contracten in de Leidse Regio. In deze functie neem je de dagelijkse werkzaamheden op je die horen bij contractbeheer, maar denk je ook actief mee over het verder professionaliseren van de dienstverlening en het goed inrichten van contractbeheer. Je draagt bij aan het verplaatsen van beheertaken van Contractmanagers naar Contractbeheerders en zorgt voor een goede uitvoering hiervan.Je ondersteunt de overgang naar een nieuw systeem voor registratie van overeenkomsten en vastlegging van orders. Je helpt bij het verbeteren van de kwaliteit van informatie rondom beheerovereenkomsten in dit systeem.
In samenwerking met de contractmanager neem je overeenkomsten over en voer je de bijbehorende beheertaken uit. Je richt je eerst op het volledig verschuiven van contracten uit de beheercategorie van Contractmanager naar jezelf als Contractbeheerder. Daarna voer je ook beheertaken uit voor contracten binnen andere categorieën.
Je beheert uiteenlopende contracten, zoals inhuurovereenkomsten, abonnementen, (kleine) adviesopdrachten, (kleine) werkenopdrachten en onderhoudsovereenkomsten.
Jouw werkzaamheden
-
Monitoring & Signalering:
- Signaleer tijdig naderende contractbeëindigingen, verlengingen en noodzakelijke nieuwe aanbestedingen en rapporteer hierover aan de contractmanager of contracteigenaar.
- Stel verlengingen, opzegbrieven en aanpassingen van overeenkomsten op.
- Genereer en verstuur elk kwartaal Categorie 1-lijsten en overzichten van enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (EVO's) naar de betrokken afdelingen met standaard formats.
- Beantwoordt operationele vragen, bijvoorbeeld over looptijd, verlengingsopties en contractwaarde.
- Bewak de uitputting (spend) bij categorie 1-contracten en signaleer onregelmatigheden of dreigende overschrijdingen.
- Ondersteun besluitvorming door keuzes uit te vragen (doorlopen of stoppen) en adviseer over juiste contractwaarden en looptijden.
- Stel op verzoek contractoverzichten op.
-
Systeembeheer & Datakwaliteit (Regie op SAP):
- Toezien op de juistheid van financiële gegevens, indexatiepercentages en leveranciersinformatie in het kernsysteem SAP.
- Identificeer vervuilde data in SAP (zoals foutieve titels, onduidelijke statussen) en stuur aan op herstelwerkzaamheden.
- Controleer nieuwe overeenkomsten op mandaat, correcte indexatieteksten, factuuradressen en juiste verwerking van contractaanpassingen.
- Houd financiële verplichtingen bij en maak hier rapportages van bij één of meerdere contracten.
- Per domein kunnen er aanvullende, specifieke werkzaamheden zijn.
Jouw profiel
- Je hebt ervaring met escalaties en kunt toelichten welke lessen je hieruit hebt geleerd.
- Je kunt duidelijk maken hoe ideale samenwerking met de contractmanager en contractregistratie eruitziet.
- Je weet om te gaan met druk vanuit de opdrachtgever of contracteigenaar.
Functie eisen
- Je kunt uiterlijk starten op 01-06-2026
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als contractbeheerder
- Je hebt minimaal 2 jaar ervaring binnen een publieke organisatie
- Je hebt ervaring met contractmanagementsystemen en/of P2P-systemen waarin overeenkomsten worden geregistreerd
- Je hebt ervaring met het genereren en analyseren van rapportages
- Je beschikt over basiskennis van het aanbestedingsrecht
Functie wensen
- Hoe pak jij de rol op van contractbeheerder wanneer deze nieuw wordt ingericht?
- Bij escalaties, welke rol neem jij dan op je en op welke manier probeer je escalaties te voorkomen?
- Kun je beschrijven hoe je in eerdere opdrachten rapportage hebt ingezet in de dagelijkse werkzaamheden?
- Hoe ziet jouw ideale samenwerking met de contractmanager en contractregistratie eruit, en hoe kan jij daar aan bijdragen?
