Projectleider Informatievoorziening

Functieomschrijving

Voor Provincie Overijssel zoeken wij een Projectleider Informatievoorziening. Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering, één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Je werkzaamheden zijn samen te vatten in drie taken: adviseren, controleren en faciliteren. Jij zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren, zodat collega’s van andere afdelingen zich volledig kunnen richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit teams zoals Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken en HR.

Binnen het team Informatievoorziening en Digitalisering kom je te werken bij het cluster Realisatie en Beheer (R&B). Dit cluster is verantwoordelijk voor het realiseren, beheren en doorontwikkelen van bedrijfsapplicaties, zodat deze stabiel, veilig en passend blijven bij de behoeften van de organisatie. R&B is een relatief nieuw cluster met onder andere functioneel beheerders, demandmanagers, informatiebeheerders en projectleiders. Je houdt je hier vooral bezig met de Run en Change van bedrijfsapplicaties; de technische ICT-aspecten zijn belegd bij het Shared Service Center.

Je wordt ingezet als ervaren Informatievoorziening (IV) projectleider voor het leiden van diverse projecten. Enkele voorbeelden van trajecten waarvoor jij verantwoordelijk bent:

e-Depot

Je krijgt de leiding over een lopend project waarbij een deel van het digitale archief wordt overgebracht naar het interne e-Depot. De provinciearchivaris beheert dit e-Depot. Jouw taak is om de continuering en afronding van het project te waarborgen nadat de vorige projectleider vertrokken is.

Overbrenging fysiek archief

Je start met een project waarbij een deel van het fysieke archief wordt overgebracht naar de Collectie Overijssel. Je schakelt een externe partij in voor de uitvoering en begeleidt het proces volgens de Archiefwet, in nauwe samenwerking met informatie- en archiefspecialisten van de organisatie.

Aanbesteding en implementatie nieuw zaaksysteem

Je begeleidt het aanbestedingstraject, de selectie van een leverancier en de implementatie van een nieuw zaaksysteem dat voldoet aan eisen rondom dossiervorming, metadatering, archivering en aansluiting op landelijke voorzieningen. Daarbij werk je intensief samen met functioneel beheer, informatiebeheer, architectuur en de gebruikersorganisatie.

Implementatie Microsoft Purview binnen M365

Je zorgt voor de implementatie van Microsoft Purview binnen het Microsoft 365-platform ter ondersteuning van informatiebeheer, privacy en beveiliging. Je richt functionaliteiten in zoals informatieclassificatie, bewaartermijnen, dataloss prevention en compliance. Je stemt af met betrokken teams op het gebied van IT, security, privacy en informatiebeheer en borgt de adoptie door gebruikers.

Daarnaast kun je ingezet worden voor het leiden van andere projecten binnen het cluster Realisatie en Beheer.

Verantwoordelijkheden

• Opstellen van een (gedetailleerd) projectplan, inclusief tijdlijnen, mijlpalen en resourceplanning
• Samenwerken met interne teams en externe leveranciers
• Identificeren en mitigeren van potentiële risico’s
• Zorgdragen voor communicatie met alle betrokkenen
• Regelmatig rapporteren over de voortgang van projecten aan de stuurgroep en andere stakeholders
• Zorgdragen voor volledige documentatie van het projectproces en de resultaten

Je werkt nauw samen met alle leden van afdeling Informatievoorziening & Digitalisering, andere eenheden binnen de provincie en leveranciers.

Competenties

• Resultaatgericht: je stuurt actief op realisatie, voortgang en oplevering
• Stakeholdermanagement: je schakelt effectief tussen bestuur, management, uitvoering en leveranciers
• Verandermanagement: je realiseert implementaties inclusief adoptie binnen de organisatie
• Organisatiesensitiviteit: je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en belangen
• Communicatief sterk: je communiceert helder, direct en overtuigend
• Analytisch en gestructureerd: je vertaalt complexe projecten naar concrete stappen en beheersbare processen

Organisatie

Provincie Overijssel biedt een dynamische omgeving waarin je bijdraagt aan het leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar maken van de provincie. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties aan een duurzame toekomst voor Overijssel.