Projectleider Implementatie Zaaksysteem

Functieomschrijving

Voor Provincie Overijssel zoeken wij een Projectleider Implementatie Zaaksysteem.
Je werkt binnen de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen van provincie Overijssel. Jouw werkzaamheden zijn gericht op adviseren, controleren en faciliteren. Door jouw inzet zorg je ervoor dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo efficiënt mogelijk kan uitvoeren, zodat collega’s van andere afdelingen zich volledig kunnen richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit teams zoals Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken en HR.
Je gaat aan de slag bij het cluster Realisatie & Beheer, dat onderdeel is van team Informatievoorziening en Digitalisering binnen de eenheid Bedrijfsvoering.

Als ervaren projectleider werk je tijdelijk aan de vervanging van het huidige zaaksysteem van de provincie Overijssel. Deze opdracht is een belangrijk onderdeel van het bredere programma voor het verbeteren van de informatievoorziening en het voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, Woo, AVG en BIO.
Jouw verantwoordelijkheid omvat het volledige traject: van het opstellen van een breed gedragen en inhoudelijk sterk Programma van Eisen, via het uitvoeren van de Europese aanbesteding, tot en met de implementatie en ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.

Je werkt aan twee samenhangende hoofdsporen. Enerzijds bereid je de aanbesteding voor en voer je deze uit: je haalt eisen en wensen op vanuit de organisatie, vertaalt deze naar een concreet en toetsbaar Programma van Eisen, begeleidt de aanbestedingsprocedure en zorgt voor een zorgvuldige gunning. Anderzijds realiseer je een succesvolle implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief inrichting, koppelingen, migratie, adoptie en borging. Je bent ook verantwoordelijk voor het migreren van informatie uit het huidige zaaksysteem en het uitfaseren van het oude systeem.

Je stuurt een multidisciplinair team aan met vertegenwoordigers uit de gehele organisatie en werkt intensief samen met meerdere partijen. Het creëren van draagvlak binnen zowel de gebruikersorganisatie als de beheerorganisatie is een essentieel onderdeel van jouw rol.

Het resultaat van jouw inzet is een succesvol aanbesteed en geïmplementeerd zaaksysteem waarin:

• een gedragen en volledig Programma van Eisen is opgesteld;
• een rechtmatig en zorgvuldig aanbestedingstraject is doorlopen;
• een toekomstbestendig zaaksysteem is geselecteerd en geïmplementeerd;
• zaaktypen, processen en koppelingen zijn ingericht;
• data uit het oude systeem correct is gemigreerd;
• beheer, doorontwikkeling en governance structureel zijn ingericht;
• het oude zaaksysteem is uitgefaseerd.

Competenties

• Je bent resultaatgericht en levert een werkend systeem op, geen theoretisch ontwerp.
• Je beweegt effectief binnen complexe politieke en organisatorische contexten en bent bestuurlijk sensitief.
• Je bent analytisch sterk en vertaalt beleidsdoelen naar concrete systeem- en procesinrichting.
• Je weet draagvlak te creëren op alle niveaus en bent verbindend.
• Je houdt regie op leveranciers, planning en besluitvorming en bent sturend.
• Je schakelt snel, stuurt op voortgang en realisatie en bent pragmatisch.
• Je communiceert helder richting bestuur, business en techniek.

Organisatie
Overijssel is een aantrekkelijke provincie om te wonen, werken en recreëren. Dagelijks wordt hier samengewerkt met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Gezamenlijk zetten zij zich in voor een leefbare, veilige en goed bereikbare toekomst voor de provincie.