Functieomschrijving
Voor Kamer van Koophandel zoeken wij een Directie Ondersteuner. Als Directie-ondersteuner binnen het team van de IT-afdeling Solide Fundament ondersteun je de directeur op organisatorisch, secretarieel en administratief gebied.Je zorgt dat processen zo effectief en accuraat mogelijk verlopen en fungeert als eerste aanspreekpunt voor uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden en operationele vraagstukken.
Je acteert in een omgeving met uiteenlopende interne partijen, zoals andere afdelingen, multidisciplinaire teams, het directieteam en de RvB.
Je informeert en stemt af over prioritering en uitvoering van werkzaamheden, brengt planningsprocessen in kaart en bewaakt de naleving van gemaakte afspraken.
Je zet besluitvorming om in een activiteitenkalender en toetst stukken die aan de directeur worden voorgelegd op correctheid en volledigheid.
Je bent de rechterhand en steun en toeverlaat van de directeur van de afdeling: je neemt operationele zaken met vertrouwen over en ontlast de leidinggevende.
Je hebt een sterk organiserend vermogen, pakt snel informatie op, hebt aan een half woord genoeg en weet welke wegen te bewandelen om zaken geregeld te krijgen.
Je denkt meerdere stappen vooruit, handelt proactief en lost praktische problemen op, terwijl je altijd oog houdt voor welke collega’s en teams betrokken moeten worden.
Binnen gebaande paden neem je beslissingen over prioriteiten en ben je in staat collega’s aan te spreken op afspraken, gedrag en resultaten, zonder de verantwoordelijkheid van anderen onnodig over te nemen.
Je toont assertiviteit waar nodig, hanteert integriteit en vertrouwelijkheid bij vertrouwelijke informatie en functioneert tactvol en geduldig in bestuurlijke verhoudingen.
jouw profiel
- Creativiteit: je bekijkt situaties vanuit verschillende invalshoeken en komt met originele en vernieuwende ideeën.
- Resultaatgericht: je werkt doelgericht en vasthoudend naar resultaten en realiseert deze efficiënt en effectief.
- Plannen en organiseren: je vertaalt doelstellingen naar concrete acties en organiseert middelen en werkzaamheden zodat planning wordt behaald.
- Kwaliteitsgerichtheid: je hanteert en bewaakt hoge kwaliteitsnormen en zoekt actief naar verbeteringen.
- Samenwerken: je werkt vanuit het groepsbelang en levert samen met anderen een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat en een goede werksfeer.
Functie eisen
- Je beschikt over hbo werk- en denkniveau
- Je hebt een afgeronde opleiding in Office en management
- Je hebt aantoonbare kennis van Microsoft Outlook, Word en Excel
- Je hebt actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie
- Je hebt actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met strategische beleidsadvisering
- Je hebt actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met inzicht in besluitvormings- en werkprocessen binnen organisaties
- Je hebt actuele (in de afgelopen 5 jaar) en aantoonbare ervaring met het opstellen van beleidsadviezen, het redigeren van teksten en het vormgeven van adequate communicatie
- Je communiceert in het Nederlands
Functie wensen
- Bij voorkeur heb je een certificering van Schoevers
- Je hebt aantoonbare ervaring met werken in een omgeving met uiteenlopende interne partijen, zoals andere afdelingen, (multidisciplinaire) teams en een directieteam
- Je hebt aantoonbare ervaring met het in kaart brengen van planningsprocessen en met het bewaken van de tijdige naleving van gemaakte afspraken
- Je hebt aantoonbare ervaring met werken bij een vergelijkbare overheidsorganisatie
