Functieomschrijving
Voor Gemeente Amstelveen zoeken wij een Projectmedewerker Documentcreatie- en Sjabloonbeheer. Je levert tijdelijke externe ondersteuning voor het project 'Vervanging documentcreatie- en sjabloonbeheertool', een traject met hoge prioriteit dat bijdraagt aan de directieopdracht op het gebied van digitale toegankelijkheid.Jouw profiel
Je bent een ervaren en resultaatgerichte projectleider/specialist documentcreatie en sjabloonbeheer die een organisatiebreed traject van analyse tot implementatie zelfstandig kan realiseren.
Je hebt aantoonbare ervaring met het optimaliseren van documentprocessen en met het selecteren en implementeren van tooling, zoals SmartDocuments en/of M365.
Je combineert inhoudelijke expertise met een gestructureerde en pragmatische aanpak en vertaalt complexe vraagstukken naar concrete oplossingen.
Je stelt zelfstandig een plan van aanpak op, betrekt stakeholders bij keuzes en zorgt voor een succesvolle implementatie die aansluit bij eisen rondom digitale toegankelijkheid.
Competenties
- Analytisch vermogen – je krijgt snel inzicht in bestaande processen, sjablonen en behoeften;
- Adviesvaardigheid – je maakt onderbouwde keuzes en overtuigt stakeholders;
- Technische affiniteit – je hebt kennis van of ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen (bijv. SmartDocuments, M365);
- Resultaatgerichtheid – je levert concrete en bruikbare eindproducten;
- Doelgroepgerichte communicatie – je communiceert helder en overtuigend op verschillende niveaus, mondeling en schriftelijk;
- Pragmatisch en oplossingsgericht – je schakelt effectief van analyse naar implementatie.
Je hebt aantoonbare ervaring met vergelijkbare trajecten en kunt zowel inhoudelijk als pragmatisch bijdragen aan een toekomstbestendige oplossing.
Functie eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
- Je hebt minimaal 3 jaar recente ervaring met het selecteren, implementeren en/of optimaliseren van tools voor documentcreatie en sjabloonbeheer (bijv. SmartDocuments, M365 of vergelijkbaar), inclusief migratie- of vervangingstrajecten.
- Je hebt ervaring met projecten gericht op digitale toegankelijkheid of conforme documentopmaak; je hebt concrete ervaring met digitale toegankelijkheid (bijv. WCAG) en/of gestandaardiseerde documentopmaak en kunt dit vertalen naar praktische oplossingen.
Functie wensen
- Het is een pre als je hands-on ervaring hebt met SmartDocuments en/of Microsoft 365 (bijvoorbeeld Word-templates, SharePoint, Power Platform) in relatie tot documentcreatie en sjabloonbeheer.
- Je hebt aantoonbare ervaring met complexe documentomgevingen, bijvoorbeeld bij organisaties met veel verschillende (complexe) sjablonen en documentstromen, waarbij standaardisatie en harmonisatie een rol speelden.
- Bij voorkeur heb je ervaring binnen de (semi-)overheid of andere gereguleerde organisaties en ben je vertrouwd met compliance-eisen zoals digitale toegankelijkheid en de standaardisatie van documenten.
