Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Projectsecretaris. Je werkt aan de vernieuwing van de Van Brienenoordbrug, een uniek en complex infrastructuurproject met een grote opgave rondom hinderbeperking en bereikbaarheid voor weg- en scheepvaart.Jouw verantwoordelijkheden
- Vullen van de secretariaatsfunctie voor het cluster Omgeving: zelfstandig plannen, voorbereiden en notuleren van interne en externe vergaderingen en informatiebijeenkomsten.
- Bijhouden en actualiseren van contactpersonen- en verzendlijsten en verzorgen van gerichte mailings.
- Bijdragen aan Strategisch Omgevingsmanagement door zorgvuldige voorbereiding, afstemming en vastlegging van keuzes en bestuurlijke besluiten.
- Beheren en actualiseren van het digitale archief van het cluster in samenwerking met het projectsecretariaat en de documentmanager.
- Ondersteunen van de bedrijfsvoering van het cluster: bijstellen van het clusterjaarplan, organiseren en coördineren van werksessies/themasessies, voorbereiden en najagen van acties uit overleggen, bewaken van afspraken en agendabeheer.
- Organiseren en notuleren van bijeenkomsten en fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische vraagstukken binnen het omgevingsteam.
- Dienen als sparringpartner voor de omgevingsmanager door bestuurlijke gevoeligheden, risico’s en afhankelijkheden tijdig te signaleren.
- Het kan voorkomen dat je vergelijkbare werkzaamheden uitvoert voor andere clusters binnen het project.
Jouw profiel
- Je werkt zelfstandig en proactief in een politiek-bestuurlijke context.
- Je bent sterk in organiseren, plannen en coördineren van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en legt besluitvorming zorgvuldig vast.
- Je hebt ervaring met stakeholdermanagement en bent omgevingssensitief.
- Je werkt nauwkeurig in documentbeheer en archivering; ervaring met digitale archiveringssystemen is een pre.
- Je bent een betrouwbare teamspeler die ook goed zelfstandig functioneert.
Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, vaarwegen en wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Rijkswaterstaat West-Nederland Zuid is verantwoordelijk voor onderhoud, beheer en aanleg van snelwegen en hoofdvaarwegen in de provincie Zuid-Holland. Het project Vernieuwen van de Van Brienenoordbrug maakt deel uit van hun portefeuille en betreft een complex infrastructuurproject met belangrijke opgaven rondom hinderbeperking en bereikbaarheid.
Functie eisen
- Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar door een afgeronde HBO-opleiding en/of minimaal 3 jaar relevante werkervaring op HBO-niveau
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als projectsecretaris binnen een groot project met een complexe politiek-bestuurlijke context
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare kennis en ervaring binnen infrastructuurprojecten
- Bij voorkeur heb je ervaring bij Rijkswaterstaat of een vergelijkbare organisatie
- Het is een pre als je kennis hebt van het programma Relatics/GRIP
- Je hebt kennis en ervaring met Strategisch Omgevingsmanagement
