Managementondersteuner

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Managementondersteuner. Je ondersteunt het projectteam als projectondersteuner binnen het cluster Bediening en Besturing Vaarwegobjecten met focus op het project Tilburg 3.0 (TB3).
TB3 omvat de vervanging, renovatie en het onderhoud van elektrotechnische, industriële automatiserings- en werktuigbouwkundige installaties van beweegbare en vaste objecten in Noord-Brabant en Midden-Limburg, inclusief de bediencentrale in Tilburg. Het project bevindt zich in de realisatiefase.

Jouw rol

• Je vervult een centrale ondersteunende rol in het projectteam en bent de spin in het web voor het IPM-team en overige teamleden.
• Je plant complexe agenda-afspraken en notuleert overleggen met duidelijke agenda, acties en besluitenlijsten.
• Je beheert de centrale mailbox, verzorgt uitgaande post, archiveert documenten en zet acties uit naar teamleden.
• Je ondersteunt bij organisatorische taken zoals het organiseren van projectstart- en follow-upmomenten en veiligheidsbijeenkomsten.
• Je werkt samen met informatiemanagement om het documentmanagementsysteem op orde te houden en houdt projectspecifieke documenten bij (o.a. organogram en vakantieplanning).
• Je zoekt actief de verbinding met andere projectondersteuners en relevante organisatieonderdelen en valt zo nodig in bij afwezigheid.

Resultaat

• Je organiseert en ondersteunt dagelijkse team- en projectactiviteiten en zorgt dat overleggen goed zijn voorbereid, genotuleerd en dat acties worden opgevolgd.
• Je signaleert planning- en voortgangsrisico’s en deelt deze proactief met de projectsecretaris en het team zodat er tijdig kan worden bijgestuurd.
• Je draagt bij aan een gestructureerd archief en een actueel DMS, en werkt hierin nauw samen met informatiemanagement.
• Je fungeert als betrouwbaar aanspreekpunt binnen het team en bevordert samenwerking tussen betrokken partijen.
• Je verzorgt kleinschalige organisatorische zaken zoals het regelen van kaarten of attenties voor jubilea en ziekte.

Jouw profiel

• Minimaal MBO werk- en denkniveau (niveau 4).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner, bij voorkeur in een GWW-projectomgeving.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.
• Aantoonbare ervaring met MS Office; bekendheid met Relatics (GRIP) en eDocs/Hummingbird is een pré.
• Ervaring met het plannen van vergaderingen en verslaglegging (notuleren).
• Kennis van Rijkswaterstaat, overheidsorganisaties en de onderlinge functionele verhoudingen is een pré.
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.

Meest essentiële competenties

• Communicatief vaardig
• Klantgericht
• Betrokken
• Samenwerkingsgericht
• Zorgvuldig/accuraat
• Proactief
• Discreet

Eisen & wensen

• Eis 1: Je beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar kennis van en werkervaring met documentatie en archivering.
• Eis 2: Je beschikt aantoonbaar over minimaal een mbo-opleiding op niveau 4.
• Eis 3: Je beschikt aantoonbaar over ervaring met het notuleren van (project)overleggen.
• Wens 1: Ervaring met MS Office, GRIP en eDocs/Hummingbird.
• Wens 2: De genoemde competenties zijn aantoonbaar en toetsbaar tijdens een gesprek.
• Wens 3: Kennis en ervaring met de Rijkswaterstaat-werkwijze.