Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Projectondersteuner Vaarwegobjecten. Als projectondersteuner ondersteun je het projectteam bij de uitvoering van het project TB3 (Tilburg 3.0). Je richt je op de organisatie en coördinatie rondom vervanging, renovatie en het vaste onderhoud van elektrotechnische, industriële automatiserings- en werktuigbouwkundige installaties van beweegbare en vaste waterbouwkundige objecten ten behoeve van waterhuishouding en scheepvaart. Je bent de spin in het web voor het IPM-team en andere projectleden en zorgt dat processen en communicatie soepel verlopen.Jouw verantwoordelijkheden
- Plannen en organiseren van overleggen, inclusief het opstellen van heldere agenda’s en het inplannen van complexe afspraken.
- Bijwonen en notuleren van vergaderingen; bijhouden en opvolgen van acties en besluiten.
- Beheren van inkomende en uitgaande post via de centrale mailbox en het archiveren van documenten in het documentmanagementsysteem, in samenwerking met informatiemanagement.
- Ondersteunen van de projectsecretaris op het gebied van planning, voortgang en het signaleren van risico’s; deze proactief delen met de projectsecretaris en het team.
- Organiseren van organisatorische activiteiten zoals projectstart/-follow-up, veiligheidsbijeenkomsten en teamactiviteiten.
- Samenwerken met andere projectondersteuners en organisatieonderdelen; invallen bij afwezigheid en actief verbinding zoeken met relevante collega’s.
- Zorgen voor kleinschalige attenties en administratieve taken zoals het bijhouden van vakantieplanningen en organogrammen.
Jouw profiel
- Communicatief vaardig: je formuleert helder en legt gemakkelijk verbinding tussen betrokkenen.
- Klantgericht en samenwerkingsgericht: je werkt efficiënt samen met verschillende stakeholders en ondersteunt waar nodig.
- Betrokken, zorgvuldig en accuraat: je bewaakt kwaliteit en details in administratie en verslaglegging.
- Proactief en discreet: je signaleert knelpunten en handelt zorgvuldig met vertrouwelijke informatie.
- Ervaring met notuleren, agendabeheer en documentmanagement in projectomgevingen.
- Kennis van systemen zoals Relatics (GRIP) en eDocs/Hummingbird is een pre.
- Ervaring binnen de betrokken overheidsorganisatie of soortgelijke projectomgevingen is een pré.
Over de opdrachtgever
De opdrachtgever is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Zij beheren en ontwikkelen rijkswegen, vaarwegen en wateren en zetten in op veiligheid, duurzaamheid en bereikbaarheid. Binnen hun programma’s en projecten houden zij zich bezig met onderhoud en beheer van infrastructuur en bedieningsinstallaties, met aandacht voor innovatie en samenwerking met diverse partners.
Functie eisen
- Je beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar kennis van en werkervaring met inhoudelijke taken en werkzaamheden op het gebied van documentatie en archivering
- Je beschikt aantoonbaar over minimaal een mbo-opleiding op niveau 4
- Je beschikt aantoonbaar over ervaring met het notuleren van (project)overleggen
Functie wensen
- Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met MS Office, GRIP en eDocs/Hummingbird
- Je beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden
- Je hebt kennis van en ervaring met de RWS-werkwijze
